Eine direkte Löschung einer Aufgabe ist nicht möglich, stattdessen wird es als "Aufgabe abbrechen" bezeichnet, da sämtliche Aktivitäten für dich und den Mandanten protokolliert werden.
So brichst du eine Aufgabe ab:
Öffne die jeweilige Aufgabe.
Klicke oben rechts auf das 3-Punkte-Menü.
Wähle Aufgabe abbrechen.
Was passiert, wenn ich eine Aufgabe abbreche?
Die Aufgabe wird als „Abgebrochen“ markiert und bleibt in der Historie des Vorgangs rein intern gespeichert.
Für die Kanzlei: Es bleibt vollständig und transparent dokumentiert, was passiert ist.
Für den Mandanten: Ist eine Aufgabe für den Mandanten sichtbar, erkennst du an einem durchgestrichenen Augensymbol, dass sie nach dem Abbruch für ihn nicht mehr zu sehen ist.
Keine Benachrichtigung: Der Mandant erhält über das Abbrechen einer Aufgabe keine Benachrichtigung oder Information.
Kann ich eine abgebrochene Aufgabe wieder aktivieren?
Ja. Du kannst eine abgebrochene Aufgabe jederzeit wieder aktivieren.
So geht’s:
Öffne die abgebrochene Aufgabe im Vorgang.
Klicke oben rechts auf das 3-Punkte-Menü.
Wähle Aufgabe wieder öffnen.
Die Aufgabe ist daraufhin wieder aktiv. Handelt es sich dabei um eine Mandantenaufgabe (eine mit dem Mandanten geteilte Aufgabe), wird sie automatisch auch im Portal des Mandanten wieder sichtbar und das durchgestrichene Augensymbol verschwindet. Der Mandant wird nicht benachrichtigt, dass die abgebrochene Aufgabe wieder offen ist.
Kann ich eine Aufgabe abbrechen, die vom Mandanten bereits bearbeitet wurde?
Ja, das ist möglich. Bereits vom Mandanten hochgeladene Dokumente oder geschriebene Antworten bleiben im Vorgang erhalten und gehen durch den Abbruch der Aufgabe nicht verloren.
Was ist der Unterschied zwischen „Aufgabe erledigen“ und „Aufgabe abbrechen“?
Aufgabe erledigen: Das Ziel der Aufgabe wurde erfolgreich erreicht (z. B. Mandant hat die Unterlagen eingereicht).
Aufgabe abbrechen: Die Aufgabe ist gegenstandslos geworden (z. B. aus Versehentlich doppelt angelegt oder durch eine spätere Absprache hinfällig).
Was passiert mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum, wenn ich eine Aufgabe wieder öffne?
Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum bleibt unverändert bestehen. Sollte die Frist in der Zwischenzeit verstrichen sein, wird die Aufgabe nach dem Wiederöffnen direkt als überfällig markiert. Du kannst das Fälligkeitsdatum jedoch jederzeit über das 3-Punkte-Menü anpassen.
Werden Aufgaben automatisch abgebrochen?
Nein, Aufgaben werden in milia grundsätzlich nicht automatisch abgebrochen. Das System bricht Aufgaben nur in zwei spezifischen Ausnahmesituationen automatisch ab:
1. Deaktivierung oder Sperrung eines Mandanten
Wird ein Mandant durch einen Administrator deaktiviert oder gesperrt, werden alle offenen sowie geplanten Aufgaben dieses Mandanten vom System automatisch abgebrochen.
Für die Kanzlei: Die Aufgaben verschwinden aus den aktiven To-do-Listen der Mitarbeiter, bleiben aber historisch im Vorgang dokumentiert.
Für den Mandanten: Da das Konto gesperrt oder deaktiviert ist, hat der Mandant keinen Zugriff mehr auf das Portal und sieht entsprechend keine Aufgaben mehr.
2. Fehler oder Abbruch im Signaturprozess
Wenn eine Aufgabe an einen Signaturprozess gekoppelt ist, bricht milia die Aufgabe in folgenden Fällen automatisch ab:
Die Signatur wird manuell abgebrochen.
Die Signatur wird von einer der unterzeichnenden Personen abgelehnt.
Die externe Signatur ist unzustellbar (z. B. wegen einer fehlerhaften E-Mail-Adresse).
Wichtig: Wird ein Signaturprozess abgebrochen, kann dieser nicht einfach fortgesetzt werden. Der Prozess muss in milia komplett neu erstellt werden. Die ursprünglich für die Signatur hochgeladenen Dokumente verbleiben weiterhin sicher im Vorgang der Kanzlei. Sie gehen durch den Abbruch der Aufgabe nicht verloren, müssen aber für einen neuen Signaturprozess erneut ausgewählt werden.