In milia arbeiten wir mit Klardaten, DATEV DMS und DATEV DMS Connect. Über diese bidirektionale Schnittstelle spiegeln wir alle Dokumente vollständig zwischen DATEV und dem Kanzleiportal.
Das bedeutet: milia und DATEV sind synchron. Sobald ein Dokument in DATEV abgelegt wurde – sei es durch die automatische Ablage nach dem FiBu-Abschluss, Lohnauswertungen oder Unterlagen zur privaten Steuererklärung –, ist es grundsätzlich auch in milia vorhanden.
Wann werden Dokumente synchronisiert?
Die Synchronisation erfolgt auf zwei Wegen:
Automatischer täglicher Sync: Standardmäßig synchronisieren wir einmal täglich (meist abends). Neu abgelegte Dokumente sind somit spätestens am nächsten Tag in milia verfügbar.
Manueller Sofort-Sync: Benötigst du ein frisch abgelegtes Dokument sofort, kannst du die Synchronisation jederzeit manuell über den Sync-Button anstoßen.
Wo finde ich den Sync-Button?
In der Dokumentenübersicht des jeweiligen Mandanten.
Direkt beim Erstellen von Aufgaben oder Nachrichten, wenn du Dokumente als Anhang auswählen möchtest.
Wie nutze ich den Sync-Button?
Status prüfen (Zeitstempel): Fahre mit der Maus über den Sync-Button (ohne zu klicken). Es erscheint ein Zeitstempel, der dir exakt anzeigt, wann die letzte Synchronisation stattgefunden hat.
Sync starten: Klicke einmal auf den Button. Der Sync-Vorgang startet sofort und dauert in der Regel nur 3 bis 6 Sekunden.
Status-Meldungen: Unten links auf deinem Bildschirm erhältst du direkt Rückmeldung über den Verlauf:
Zuerst erscheint der Hinweis „Synchronisierung gestartet“ in Blau.
Nach wenigen Sekunden folgt die Bestätigung „Synchronisierung abgeschlossen“ in Grün.
Welche Voraussetzungen gibt es für einen erfolgreichen Sync?
Damit die Dokumente reibungslos zwischen DATEV und milia übertragen werden, müssen folgende drei Punkte erfüllt sein:
1. Dokumente müssen in DATEV einem Ordner zugewiesen sein
Dokumente, die in DATEV ohne Ordner abgelegt wurden, können von der Schnittstelle nicht erfasst und somit nicht nach milia synchronisiert werden. Achte daher stets auf eine ordnungsgemäße Ablage in DATEV.
2. Ordnerzuordnung in der milia-Administration
In milia muss der entsprechende DATEV-Ordner in den Administrator-Einstellungen einer milia-Leistung zugeordnet sein. Erst durch diese Verknüpfung weiß das System, welche Dokumente importiert werden sollen.
Tipp: Dadurch könnt ihr in der Kanzlei gezielt festlegen, welche DATEV-Ordner synchronisiert werden und einzelne Ordner bewusst vom Sync ausschließen.
3. Aktive Schnittstelle & Server-Verbindung (Klardaten)
Die Synchronisation funktioniert nur bei einer bestehenden Verbindung zu DATEV. Gelegentlich kann diese Verbindung unterbrochen sein – zum Beispiel, wenn euer IT-Partner den Server neu gestartet, aber vergessen hat, den Dienst Klardaten wieder mit auszuführen.
Was tun bei Problemen? Wenn du merkst, dass neue Dokumente nicht in milia ankommen und sich der Zeitstempel am Sync-Button nach dem Klicken nicht aktualisiert, wende dich bitte direkt an euren IT-Partner, damit dieser die Klardaten-Verbindung prüft.
Wie lege ich Dokumente nach DATEV ab, die der Mandant oder ich in milia hochladen?
Über die bidirektionale Schnittstelle werden alle in milia hochgeladenen Dokumente automatisch nach DATEV (DMS / Dokumentenablage) übertragen.
Die einzige Voraussetzung: Dem Dokument muss in den Dokumentendetails in milia ein passender DATEV-Zielordner zugewiesen sein.
Schritt-für-Schritt: Dokumente prüfen und DATEV-Ordner zuweisen
Eingereichte Dokumente von Mandanten findest du in deinem Posteingang als Nachricht.
Nachricht öffnen: Klicke auf die Nachricht, um den vollständigen Inhalt und die angehängten Dokumente anzuzeigen.
Dokumentenansicht öffnen: Tippe auf das jeweilige Dokument, um es zu öffnen.
Ordnerzuordnung prüfen: In der Dokumentenansicht siehst du rechts neben der Vorschau die Details des Dokuments. Überprüfe das Feld Ordner.
Ordner auswählen (falls nötig): Ist noch kein Ordner hinterlegt, wähle den passenden DATEV-Zielordner aus dem Dropdown-Menü aus.
Gut zu wissen (Automatische Zuordnung): In vielen Fällen ist bereits automatisch ein DATEV-Ordner vorausgewählt. milia versucht anhand der Leistung intelligent zu erkennen, in welchen Ordner das Dokument gehört.
Wann erfolgt die Übertragung von milia nach DATEV?
Sobald ein DATEV-Ordner zugewiesen ist, wird das Dokument sofort an euer DATEV DMS / die Dokumentenablage übermittelt.
Für den Mandanten: Das Dokument ist sicher im Kanzleiportal abgelegt.
Für die Kanzlei: Das Dokument wird vollautomatisch an der richtigen Stelle in DATEV archiviert, ohne dass ein manueller Import in DATEV notwendig ist.
Kann ich den Sync-Button auch mehrmals hintereinander klicken?
Es reicht aus, den Button einmal anzuklicken. Der Prozess startet sofort im Hintergrund und benötigt 3 bis 6 Sekunden. Ein mehrfaches Klicken beschleunigt den Vorgang nicht.
Warum sehe ich ein Dokument in DATEV, aber trotz manuellem Sync erscheint es nicht in milia?
Prüfe in diesem Fall drei Dinge: 1. Ist dem Dokument in DATEV ein Ordner zugewiesen? 2. Ist dieser Ordner in der milia-Administration einer Leistung zugeordnet? 3. Hat sich der Zeitstempel am Sync-Button aktualisiert (Falls nein, liegt eventuell eine Störung der Klardaten-Verbindung vor)?