Bevor Mandanten in milia nutzbar sind, müssen sie einmalig aktiviert werden. Erst nach der Aktivierung kannst du Vorgänge anlegen, Kontakte einladen und mit dem Mandat arbeiten.
Warum müssen Mandanten aktiviert werden?
Mandanten werden über den DATEV-Sync automatisch in milia importiert – zunächst jedoch im Status inaktiv. Das gibt dir die Kontrolle darüber, welche Mandate tatsächlich in milia genutzt werden sollen. Nicht alle Mandate aus DATEV müssen zwingend in milia aktiv sein.
Wie aktiviere ich einzelne oder mehrere Mandanten?
Öffne die Mandantenübersicht.
Suche den Mandanten über die Filter DATEV-Nr. oder Mandantenname.
Setze die Checkbox links neben dem Mandanten. Du kannst mehrere Mandanten gleichzeitig auswählen.
Klicke auf Aktivieren in der Aktionsleiste. Der Mandant ist danach sofort aktiv. Du kannst interne Vorgänge anlegen und später die Kontakte zum Mandanten einladen.
Wird der Mandant über die Aktivierung informiert?
Der Mandant wird bei der reinen Aktivierung nicht benachrichtigt. Er muss erst zum Portal eingeladen werden. Sobald sich der Mandant dann erstmals im Portal eingeloggt hat, erhält er künftig automatische Benachrichtigungen bei Änderungen.
Was passiert nach der Aktivierung?
Vorgänge und Aufgaben: Du kannst sofort Vorgänge und Aufgaben für den Mandanten anlegen.
Kontakte einladen: Erst jetzt kannst du Kontakte beim Mandanten einladen und ihnen Zugang zur Mandantenapp geben.
Dokumente: Dokumente aus DATEV werden synchronisiert.
Warum taucht ein Mandant aus DATEV nicht in der Mandantenübersicht auf?
Gehe diese Punkte der Reihe nach durch:
Mandantenstatus in DATEV prüfen Stelle sicher, dass der Mandant in DATEV selbst den Status aktiv hat. Ist er dort gesperrt oder inaktiv, kann milia ihn nicht importieren.
Sync manuell anstoßen Klicke in der Mandantenübersicht oben links auf den Aktualisieren-Button, um den Abgleich sofort zu starten. Der Sync läuft außerdem automatisch einmal täglich, meist abends. Aktualisiert sich der Zeitstempel nach dem Klick nicht, kommen gerade keine Daten aus DATEV – bitte informiere in diesem Fall deinen IT-Partner, damit er die Klardaten-Verbindung prüft.
Mandanten-Sync-Einstellungen prüfen Erscheint der Mandant nach dem Sync noch immer nicht, prüfe unter Administration → Mandanten Sync, ob der Mandant dort einzeln oder über einen DATEV-Nummernbereich vom Sync ausgeschlossen wurde. Ausgeschlossene Mandate werden nicht importiert und sind für alle Mitarbeiter unsichtbar.
Hier findest du unser Handout zur Mandantenaktivierung
Hier findest du unser Handout zur Mandantenaktivierung. Darin zeigen wir dir die 7 Schritte, mit denen du einen Mandanten für milia.io startklar machst. Scrolle bis ans Ende der Seite, um das Handout inklusive hilfreicher Bilder herunterzuladen.
Mandanten aktivieren (1/8)
1. Öffne die Mandantenübersicht.
2. Filter nach DATEV Nr. oder Mandantenname.
3. Wähle die Mandanten mit der Checkbox aus.
4. Tippe auf die Drei-Punkte und dann Aktivieren.
Leistungen deaktivieren (2/8)
1. Öffne die Leistungen in den Stammdaten.
2. Deaktiviere die nicht benötigten Leistungen.
Für deaktivierte Leistungen können weder die Kanzlei noch der Mandant Aufgaben oder Nachrichten erstellen.
Vorlagen hinterlegen (3/8)
1. Öffne die Leistungen in den Stammdaten.
2. Hinterlege die Vorlagen in den Leistungen.
DATEV online aktivieren (4/8)
1. Öffne den DATEV online Sync. in den Stammdaten.
2. Wähle die jeweilige Onlineanwendung aus.
3. Trage die Daten ein und tippe auf Verbinden.
4. Gebe die Verbindung mit deiner Smartcard frei.
Verantwortlichkeiten pflegen (5/8)
1. Öffne die Verantwortlichkeiten in den Stammdaten.
2. Klicke auf einen Leistungsbereich.
3. Wähle den Verantwortlichen aus.
4.Fülle jeden aktiven Leistungsbereich aus.
Labels hinterlegen (6/8)
1. Scrolle zu den Stammdaten des Mandanten.
2. Klicke auf Labels und wähle die passenden aus.
Wünschst du dir ein neues Label, sprich gerne deinen Kanzleiadministrator an.
Letzter Steuerbescheid teilen (7/8)
1. Öffne die Dokumente in den Stammdaten.
2. Suche nach dem letzen Steuerbescheid.
3. Wähle das Dokument aus und tippe auf: Für Mandant freigeben
4. Wähle ohne Vorgang aus und teile das Dokument mit dem Mandanten.
Kontakt einladen (8/8)
1. Öffne die Kontakte in den Stammdaten.
2. Klicke oben rechts auf Einladen.
3. Trage die E-Mail-Adresse und den Namen ein.
4. Vergebe bei mehreren Kontakten die Rechte.