Was steckt hinter der Funktion „Verantwortlichkeiten"?
Die Verantwortlichkeiten legen fest, wer in der Kanzlei für welchen Mandanten und welchen Leistungsbereich zuständig ist. Daraus ergeben sich zwei praktische Effekte:
Auf Kanzleiseite: Stellt ein Mandant eine Aufgabe, leitet milia sie automatisch an die Person weiter, die im passenden Leistungsbereich als Verantwortliche hinterlegt ist. In der Ansicht Meine Mandanten sieht jede Person nur die Mandanten, die teilweise oder vollständig in ihrer Verantwortung liegen.
Auf Mandantenseite: Die verantwortlichen Personen der Kanzlei werden dem Mandanten angezeigt.
Änderungen an den Verantwortlichkeiten wirken sich nur auf zukünftige Vorgänge aus. Bereits laufende Vorgänge behalten ihre ursprünglich zugewiesene Verantwortlichkeit.
Wie werden Aufgaben eines Mandanten weitergeleitet?
milia folgt einer festen Hierarchie, damit jede Anfrage landet:
Ist ein Verantwortlicher für den Leistungsbereich gesetzt? → Weiterleitung dorthin.
Ist ein Ansprechpartner gesetzt? → Weiterleitung dorthin.
Ist ein Mandatsverantwortlicher gesetzt? → Weiterleitung dorthin.
Kein Treffer → Weiterleitung an einen Administrator.
Werden die Verantwortlichkeiten mit DATEV synchronisiert?
Ja. Du kannst die Verantwortlichkeiten in milia mit den DATEV-Zuständigkeiten abgleichen.
Erstmalige Synchronisierung
Öffne den gewünschten Mandanten und wechsle in den Bereich Verantwortlichkeiten.
Klicke oben rechts auf den blauen Button „DATEV-Zuständigkeiten".
Bestätige mit „Verantwortlichkeiten bestätigen".
Laufende Aktualisierung nach der Ersteinrichtung
Ab der ersten Synchronisierung gleicht milia die DATEV-Zuständigkeiten automatisch einmal täglich (in der Regel abends) ab. Willst du nicht bis zum Abend warten, klicke jederzeit erneut auf „DATEV-Zuständigkeiten", um den Abgleich sofort anzustoßen.
Wie werden die Zuständigkeiten aus DATEV in milia abgebildet?
Die Zuordnung ist systemseitig fest und kann aktuell nicht individuell angepasst werden.
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Zuständigkeiten in DATEV | Verantwortlichkeiten in milia |
Kanzleileitung / Partner | Mandatsverantwortlichkeit |
Mandatsverantwortung | Mandatsverantwortlichkeit ODER wenn Kanzleileitung/Partner gepflegt dann Ansprechpartner |
Bescheidprüfung | Kein Mapping |
Buchführung | Finanzbuchhaltung |
Lohnbuchführung | Lohnbuchhaltung |
Anlagenbuchführung | Kein Mapping |
Steuererklärung / Priv. Steuern | Private Steuern |
Jahresabschluss / Betr. Steuern | Jahresabschluss / Bilanz UND Betriebliche Steuern |
Steuerberatung | Beratung |
Betriebswirtschaftliche Beratung | Beratung, WENN Steuerberatung nicht gesetzt |
Rechtsberatung | Beratung, WENN Steuerberatung UND Betriebswirtschaftliche Beratung nicht gesetzt |
Notariatsaufgaben | Kein Mapping |
Wirtschaftsprüfung | Kein Mapping |
⚠️ Wichtig: Manuelle Änderungen pausieren den automatischen Sync
Sobald du Verantwortlichkeiten für einen Mandanten manuell in milia anpasst oder einzelne Bereiche per Excel-Import einspielst, wird der automatische Sync für diesen Mandanten pausiert. So werden deine händischen Änderungen nicht ungewollt überschrieben.
Möchtest du den Sync für diesen Mandanten wieder aktivieren, öffne die Verantwortlichkeiten des Mandanten und klicke erneut auf „DATEV-Zuständigkeiten". Der Abgleich startet sofort und überschreibt die milia-Verantwortlichkeiten mit den aktuellen Daten aus DATEV.
Wie ändere ich Verantwortlichkeiten bei mehreren Mandanten gleichzeitig?
Öffne die Mandantenübersicht (deine persönliche oder die kanzleiweite – je nach Bedarf).
Filtere nach dem gewünschten Kriterium, zum Beispiel nach dem bisherigen Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung.
Markiere alle gewünschten Mandanten per Checkbox. Erweitere die Ansicht, falls nicht alle relevanten Mandanten auf der aktuellen Seite sichtbar sind.
Klicke in der Aktionsleiste auf „Verantwortlichkeiten zuordnen".
Wähle den Verantwortlichkeitsbereich und den neuen Kanzleimitarbeiter aus.
Kann ich den Hauptansprechpartner für mehrere Mandanten gleichzeitig hinterlegen?
Nein, das ist aktuell nicht möglich. Den Hauptansprechpartner vergibst du pro Mandant einzeln: Öffne den jeweiligen Mandanten, wechsle in den Bereich Kontakte und vergib dort das entsprechende Recht.