Wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt oder vorübergehend keinen Zugriff auf milia benötigt, kannst du seinen Account jederzeit deaktivieren. Der Account wird dabei nicht gelöscht – alle historischen Daten, Aufgaben und Vorgänge bleiben vollständig erhalten.
Vor der Deaktivierung: Das solltest du zuerst prüfen
Bevor du den Account deaktivierst, solltest du zwei Dinge erledigen, damit keine Arbeit verloren geht und Mandate weiterhin klar zugeordnet sind.
Offene Nachrichten, Aufgaben und Vorgänge übergeben
Filtere in der Nachrichten, Aufgaben- und Vorgangsübersicht nach dem betreffenden Mitarbeiter und prüfe, ob noch offene oder geplante Punkte bestehen. Delegiere diese an einen anderen Mitarbeiter, bevor du fortfährst.
Hinweis: Willst du nicht nur den Vorgang sondern auch direkt die Aufgaben im Vorgang delegieren, hake vorher die Checkbox an.
Verantwortlichkeiten neu zuweisen
Filtere in der Mandantenübersicht nach dem Mitarbeiter (z. B. als Hauptansprechpartner oder Mandatsverantwortlicher) und ändere die Verantwortlichkeiten per Massenauswahl auf eine andere Person. So bleibt die Zuständigkeit für alle Mandate lückenlos.
Kanzleimitarbeiter deaktivieren
Öffne die Administration (unten links im Kanzleiportal).
Gehe zu Kanzleiadministration → Benutzerverwaltung.
Klicke auf Benutzerverwaltung öffnen.
Suche den betreffenden Mitarbeiter in der Liste.
Öffne das Drei-Punkte-Menü neben seinem Eintrag und wähle Benutzer löschen.
Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugriff auf das Kanzleiportal. Sein Account und alle zugehörigen Daten bleiben intern erhalten.
Was passiert nach der Deaktivierung?
Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr in milia anmelden.
Alle Aufgaben, Vorgänge und Nachrichten, an denen er beteiligt war, bleiben historisch sichtbar und nachvollziehbar.
Mandate, Aufgaben und Vorgänge, die noch auf ihn eingetragen sind, bleiben so zugewiesen – deshalb lohnt es sich, die Verantwortlichkeiten vorher zu bereinigen.
Benachrichtigungseinstellungen und Beobachter-Einträge des Mitarbeiters werden nicht automatisch entfernt.