Was ist die qualifizierte elektronische Signatur?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die rechtlich stärkste Form der elektronischen Signatur und erfordert eine Identitätsprüfung der unterzeichnenden Person. In milia kannst du QES direkt in einem Signaturprozess anfordern – für einzelne oder mehrere Signaturpartner.
Wie schalte ich die QES für meine Kanzlei frei?
Die QES ist nicht automatisch aktiv. Schreibe uns zunächst im Servicebereich unter Nachrichten, wie viele QES du benötigst. Es gilt eine Mindestabnahme von 20 QES. Nachdem wir deine Bestellung bestätigt und die QES für deine Kanzlei freigeschaltet haben, steht die Option beim Anlegen eines Signaturprozesses zur Verfügung.
Wie wähle ich die QES für einen Signaturpartner aus?
Wenn du eine Aufgabe mit Signaturprozess anlegst und bereits einen Signaturpartner hinzugefügt hast, kannst du für jede Person individuell die Signaturart festlegen:
Wähle den gewünschten Signaturpartner aus.
Tippe auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Signaturpartners.
Im Auswahlmenü siehst du die Optionen Nur Ansicht und Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Letztere ist mit einem Häkchen aktiv, sobald du sie auswählst.
Wiederhole den Schritt für jeden weiteren Signaturpartner, der qualifiziert signieren soll.
Wie läuft die QES für den Signaturpartner ab?
Der Signaturpartner erhält eine Benachrichtigung, öffnet das Dokument und durchläuft eine Identitätsprüfung via ID Verification, bevor er signieren kann. Hat die Person bereits eine gültige digitale Identitätsbrieftasche, entfällt diese Prüfung – sie meldet sich stattdessen mit ihrem Passkey an ihrer Brieftasche an, und ID Verification gleicht den dort hinterlegten Namen mit dem Namen im Signaturumschlag ab.
Was ist eine digitale Identitätsbrieftasche (Passkey)?
Nach einer erfolgreichen Identitätsprüfung kann der Signaturpartner seine verifizierten Identitätsdaten in einer digitalen Identitätsbrieftasche speichern.
Dazu erstellt er ein Docusign-Konto (oder meldet sich an einem bestehenden an) und richtet einen Passkey auf seinem Mobiltelefon oder einem Hardware-Sicherheitsschlüssel ein. In der Brieftasche werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie die aus dem Ausweisdokument extrahierten Informationen gespeichert.
Bei zukünftigen QES-Prozessen genügt dann die Anmeldung per Passkey – eine erneute Ausweisverifikation entfällt. Die Brieftasche ist drei Jahre lang gültig. Danach ist eine neue Identitätsprüfung notwendig, um die gespeicherten Daten zu aktualisieren.
Die Identitätsbrieftasche setzt voraus, dass das verwendete Gerät Passkeys unterstützt. Wer die Brieftasche auf verschiedenen Geräten nutzen möchte, stellt außerdem sicher, dass beide Geräte die geräteübergreifende Authentifizierung (Cross-Device-Authentifizierung) unterstützen.
Warum muss sich ein Signaturpartner nach kurzer Zeit erneut identifizieren?
Grundsätzlich gilt: Eine erfolgreiche Identifikation ist über die Identitätsbrieftasche 3 Jahre gültig.
Muss sich ein Partner dennoch nach kurzer Zeit erneut ausweisen, liegt das meist an einem dieser Gründe:
Abweichung beim Namen im Signaturumschlag (Sehr häufig!): ID Verification gleicht den hinterlegten Namen in der Brieftasche (der exakt aus dem Ausweis stammt) mit dem Namen im Signaturumschlag ab. Wenn hier Abweichungen vorliegen – z. B. wenn im Ausweis ein Zweitname steht, im Umschlag aber nicht, oder bei Tippfehlern und Abkürzungen (z. B. „Alex“ statt „Alexander“) –, kann die Brieftasche nicht genutzt werden und der Partner muss sich erneut ausweisen.
Keine Identitätsbrieftasche angelegt: Der Partner hat beim ersten Mal zwar die Identitätsprüfung durchlaufen, aber kein Docusign-Konto erstellt und keinen Passkey eingerichtet. Ohne Brieftasche werden die Daten nicht gespeichert und er muss die Ausweisprüfung bei jedem Signaturprozess neu durchlaufen.
Passkey nicht verfügbar / Gelöscht: Der Passkey auf dem Smartphone wurde entfernt, oder die Biometrie-Anmeldung (z. B. FaceID/Fingerabdruck) schlägt fehl.
Gerätewechsel ohne Synchronisation: Der Partner nutzt ein anderes Gerät, das den Passkey nicht gespeichert hat und die geräteübergreifende Authentifizierung (Cross-Device-Authentifizierung) nicht unterstützt.
Was kostet die QES?
Jede Person, die qualifiziert signiert, zählt als eine QES und kostet 5,50 €. Der Signaturumschlag für eine fortgeschrittene Signatur ist im QES-Preis bereits enthalten.
Beispielrechnung für einen Signaturprozess:
Person A signiert qualifiziert (QES) = 5,50 €
Person B signiert qualifiziert (QES) = 5,50 €
Person C signiert fortgeschritten (FES) = 0,00 € (inklusive)
Gesamtkosten für diesen Prozess: 11,00 €
Wo sehe ich, wie viele QES meiner Kanzlei noch zur Verfügung stehen?
Wende dich über den Servicebereich unter Nachrichten an uns – wir informieren dich über das verbleibende Kontingent oder nehmen eine Nachbestellung entgegen.
Kann ich innerhalb eines Signaturprozesses verschiedene Signaturarten für verschiedene Personen kombinieren?
Ja. Du kannst für jeden Signaturpartner im Drei-Punkte-Menü (⋮) individuell festlegen, ob er qualifiziert signiert oder nur Ansichtsrecht erhält. Der Signaturumschlag für eine fortgeschrittene Signatur ist im QES-Preis bereits enthalten, wenn QES und fortgeschrittene Signatur im selben Prozess vorkommen.