Mit einer Massenaufgabe erstellst du in einem Schritt für mehrere Mandanten gleichzeitig dieselbe Aufgabe – zum Beispiel, wenn du vor einem Stichtag alle betroffenen Mandanten zur Beleglieferung auffordern möchtest.
Mandantenübersicht öffnen
Öffne entweder deine persönliche Mandantenübersicht oder die kanzleiweite Mandantenübersicht – je nachdem, für welche Mandanten du eine Aufgabe oder Nachricht erstellen möchtest.
Mandanten filtern
Grenze die Auswahl über die verfügbaren Filter ein, zum Beispiel nach Labels. So siehst du nur die Mandanten, für die die Aufgabe relevant ist.
Mandanten markieren
Setze die Checkboxen bei allen gewünschten Mandanten. Wenn deine Auswahl mehr Mandanten umfasst als auf der aktuellen Seite angezeigt werden, erweitere zuerst die Ansicht – sonst werden nur die sichtbaren Mandanten markiert.
Vorgang wählen
Klicke in der Aktionsleiste auf Aufgabe erstellen.
Wähle anschließend den passenden Vorgang aus. milia zeigt hier nur die Leistungen an, die für alle ausgewählten Mandanten geeignet sind. Existiert für einen Mandanten bereits ein Vorgang dieser Leistung, wird die neue Aufgabe automatisch in diesen Vorgang einsortiert – es wird kein doppelter Vorgang angelegt.
Vorlage auswählen und Aufgabe formulieren
Wähle die passende Aufgabenvorlage aus. Die Vorlagen stammen aus deiner Kanzleikonfiguration – nimm die, die inhaltlich zum Anlass passt.
Formuliere den Aufgabentext neutral, da er unverändert an alle ausgewählten Mandanten gesendet wird. Mandantenspezifische Details gehören daher nicht in den Text.
Sobald du die Aufgabe absendest, legt milia für jeden ausgewählten Mandanten eine eigene Aufgabe an. Bei einer großen Auswahl kann das einige Sekunden dauern. Anschließend findest du die Aufgaben in den jeweiligen Vorgängen der Mandanten.
Was passiert, wenn der Vorgang bereits existiert?
Nutzt du denselben Vorgangsnamen wie ein bereits bestehender Vorgang beim Mandanten – zum Beispiel immer „Newsletter" –, ordnet milia die neue Aufgabe in diesen vorhandenen Vorgang ein. Es entstehen keine doppelten Vorgänge beim Mandanten.