Bevor du einen Mandanten in milia aktivierst und den ersten Kontakt einlädst, empfiehlt es sich, ihn vorab per E-Mail über das neue Portal zu informieren. So weißt du, was dabei zu tun ist und welche Materialien dir zur Verfügung stehen.
Warum eine Vorab-Information sinnvoll ist
Für viele Mandanten ist milia neu. Eine kurze Ankündigung per E-Mail nimmt Berührungsängste, erklärt den Zweck des Portals und bereitet den Mandanten darauf vor, dass er in Kürze eine Einladungs-E-Mail von [email protected] erhalten wird. So landet die Einladung nicht unbemerkt im Spam-Ordner oder löst Rückfragen aus.
Was steht dir zur Verfügung
Für die Kommunikation mit deinen Mandanten stellt milia zwei Dokumente bereit, die du direkt verwenden oder an den Stil deiner Kanzlei anpassen kannst:
Mandanteninfo-Dokument: Eine allgemeine Erklärung, was milia ist, wie die Zusammenarbeit über das Portal funktioniert und was der Mandant davon hat.
Musterschreiben: Eine fertige E-Mail-Vorlage, die du mit dem Namen deines Mandanten und den Kontaktdaten deiner Kanzlei ergänzen und direkt aus deinem E-Mail-Programm versenden kannst.
Beide Dateien findest du als Anhang in diesem Artikel. Tippe auf den jeweiligen Anhang, um sie herunterzuladen.
Zusätzlich gibt es einen kurzen Videorundgang, der dir zeigt, wie milia aus Mandantensicht aussieht. Du kannst diesen Link auch deinen Mandanten weiterschicken, damit sie sich vorab einen Eindruck verschaffen können: Videorundgang ansehen
Empfohlene Reihenfolge
Lade das Musterschreiben herunter und passe es mit dem Mandantennamen und den Angaben deiner Kanzlei an.
Versende die E-Mail an den Mandanten – am besten an die E-Mail-Adresse, unter der er später auch in milia eingeladen wird.
Aktiviere anschließend den Mandanten in milia und lade seinen Kontakt ein.
So ist sichergestellt, dass der Mandant die Einladungs-E-Mail erwartet und weiß, womit sie zusammenhängt.