Wenn deine Kanzlei gerade auf milia umstellt, kommen Mandanten anfangs noch per E-Mail auf euch zu – aus Gewohnheit oder weil sie die App noch nicht kennen. Eine automatische Antwort in eurem E-Mail-Programm hilft, Mandanten freundlich auf die milia-App hinzuweisen, ohne dass jemand manuell reagieren muss.
milia selbst verfügt über keine eigene Funktion für automatische E-Mail-Antworten. Die Einrichtung erfolgt direkt in dem E-Mail-Programm, das eure Kanzlei verwendet – zum Beispiel in Microsoft Outlook, Google Workspace oder einem anderen Mail-Client. Dort richtest du eine automatische Antwort (auch „Abwesenheitsassistent" oder „Auto-Reply" genannt) für das betreffende Postfach ein und fügst einen der folgenden Texte ein.
Vorlagen nach Einführungsphase
Wähle den Text, der zum aktuellen Stand eurer Umstellung passt. Ersetze [kanzlei].de jeweils durch eure tatsächliche E-Mail-Adresse.
Monate 1–2: Einladung und erste Orientierung
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Wir haben Ihre E-Mail erhalten. Um Ihnen einen noch besseren Service, mehr Transparenz und höchste Sicherheit zu bieten, verlagern wir unsere Kommunikation zunehmend auf unsere neue App. Sollten Sie bereits eine Einladung erhalten haben, werden wir Ihnen die Antwort über die App zukommen lassen. Wir laden Sie herzlich ein, die App im App Store oder auf Google Play herunterzuladen und zu nutzen. Falls Sie noch keine Einladung erhalten haben oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Monate 3–4: App als bevorzugter Kanal
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Wir haben Ihre E-Mail erhalten. Um unseren Service für Sie noch weiter zu verbessern, arbeiten wir zunehmend über unsere neue App. Diese bietet Ihnen mehr Transparenz und Sicherheit bei der Kommunikation. Falls Sie die App bereits haben, würden wir uns freuen, wenn Sie sie für den weiteren Austausch nutzen. Wir bitten Sie, die App auch für künftige Anfragen zu verwenden, da wir so unsere internen Prozesse und die Qualitätssicherung optimal gewährleisten können. Sollten Sie noch keine Einladung erhalten haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ab Monat 5: E-Mail wird nur noch eingeschränkt geprüft
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Wir haben Ihre E-Mail erhalten. Bitte beachten Sie, dass wir Anfragen über unsere App direkt in unseren Arbeitsalltag integriert haben, um Ihnen einen reibungslosen und effizienten Service zu bieten. E-Mails werden daher nur noch sporadisch geprüft.
Für Sonderfälle, die nicht über die App abgewickelt werden können, nutzen Sie bitte die E-Mail-Adresse hallo@[kanzlei].de. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Kurzform – für Kanzleien, die es knapp halten möchten
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir bearbeiten Ihr Anliegen schnellstmöglich und melden uns über unser Kommunikationsportal „milia" bei Ihnen.
Sofern Sie noch nicht bei „milia" registriert sind, bitten wir Sie, die Registrierung zeitnah vorzunehmen. Die Nutzung von „milia" ist für unsere weitere Kommunikation erforderlich. Bitte beachten Sie, dass die künftige Kommunikation ausschließlich über dieses Portal erfolgt.
Mit freundlichen Grüßen
Hinweis zur Einrichtung
Wie du den Auto-Reply konkret aktivierst, hängt von eurem E-Mail-Programm ab. Die gängigen Anleitungen findest du direkt beim Anbieter:
Microsoft Outlook: Suche in den Einstellungen nach „Automatische Antworten" oder „Abwesenheitsassistent".
Google Workspace (Gmail): Suche in den Einstellungen nach „Abwesenheitsnotiz".
Andere Systeme: Dein IT-Partner oder euer E-Mail-Administrator kann die Funktion in der Regel schnell einrichten.