Warum kann der Kontakt ein freigegebenes Dokument nicht sehen?

Wenn sich ein Kontakt meldet, weil er ein Dokument nicht sehen kann, liegt das fast immer an einem von drei Punkten: Das Dokument wurde nicht geteilt, der Kontakt hat keine Berechtigung für die zugehörige Leistung, oder er sucht an der falschen Stelle. Gehe die folgenden Punkte der Reihe nach durch.

Ein Dokument ist für Kontakte nur dann sichtbar, wenn es aktiv freigegeben wurde. Das erkennst du an einem Augensymbol beim jeweiligen Dokument in der Dokumentenübersicht. Fehlt das Symbol oder ist es durchgestrichen, ist das Dokument nicht geteilt.

Um ein Dokument freizugeben, öffne es in der Dokumentenübersicht und setze die Freigabe über das Drei-Punkte-Menü (⋮) des Dokuments. Danach sollte das Augensymbol erscheinen.

Wichtig: Dokumente, die außerhalb eines Vorgangs geteilt werden, lösen keine Benachrichtigung an den Mandanten aus. Der Kontakt weiß in diesem Fall also nicht automatisch, dass ein neues Dokument verfügbar ist.

Jedes Dokument ist einer Leistung zugeordnet. Wenn der Kontakt keine Berechtigung hat, diese Leistung einzusehen, bleibt das Dokument für ihn unsichtbar – auch wenn es technisch freigegeben ist.

Die Berechtigungen eines Kontakts kannst du in den Mandantendetails prüfen und anpassen. Öffne dazu die Mandantenübersicht, wähle den Mandanten aus und gehe zu Kontakte verwalten. Dort siehst du, für welche Leistungen der jeweilige Kontakt freigeschaltet ist.

Manchmal liegt es nicht an der Freigabe oder den Rechten, sondern daran, dass der Kontakt in der Mandantenapp anders sucht als erwartet. Bitte ihn, einen Screenshot zu schicken, auf dem zu sehen ist, was er in der Dokumentenübersicht sieht – am besten mit aktiver Suche nach dem Dateinamen.

Wenn alle drei Punkte geprüft sind und der Kontakt das Dokument trotzdem nicht sieht, wende dich an den milia-Support. Nenne dabei den Mandanten, den Kontakt und das betroffene Dokument, damit wir schnell weiterhelfen können.