Warum ist die Ordnerzuordnung wichtig?
Dokumente aus DATEV erscheinen in milia nur dann, wenn der jeweilige DATEV-Ordner einer Leistung zugeordnet ist. Die Leistung ist die fachliche Einheit, die Vorgänge ordnet – zum Beispiel Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung oder Jahresabschluss. Erst durch diese Verknüpfung weiß milia, in welchem Bereich ein Dokument angezeigt werden soll.
Ordnerzuordnung einrichten
Öffne die Administration unten links im Portal und navigiere zu DMS Dokument Sync.
milia legt beim Setup bereits eine Reihe von Vorschlägen an. Prüfe diese, bevor du neue Zuordnungen hinzufügst.
Klicke auf Neue Zuordnung hinzufügen.
Wähle im folgenden Dialog den DATEV-Ordner und die passenden Leistungsbereich aus und bestätige mit Zur Synchronisierung hinzufügen. Die neue Zuordnung erscheint danach in der Übersicht. Werden keine Ordner angezeigt sind bereits alle Ordner zugeordnet. Vermitsst du einen Ordner Klicke nochmal in DMS-Ordner-Sync auf aktualisieren.
Wie funktioniert die automatische Ordnerzuordnung?
Beim Anlegen einer Aufgabe oder eines Vorgangs versucht milia, den passenden DATEV-Zielordner automatisch vorzubelegen – damit du ihn nicht jedes Mal manuell setzen musst.
Das klappt nur, wenn die Zuordnung eindeutig ist: Ein Leistungsbereich darf dabei genau ein DATEV-Ordner zugewiesen sein.
Beispiel für eine funktionierende automatische Zuordnung:
DATEV-Ordner: Finanzbuchhaltung = Leistungsbereich: Finanzbuchhaltung
Beispiel für eine nicht eindeutige Zuordnung (automatische Vorauswahl schlägt fehl):
DATEV-Ordner: Wirtschaftsberatung = Leistungsbereich: Beratung
DATEV-Ordner: Beratung = Leistungsbereich: Beratung
Ist eine Leistung mehreren Ordnern zugeordnet, kann milia keine eindeutige Entscheidung treffen. Der Ordner wird dann nicht automatisch gesetzt und muss manuell ausgewählt werden. Das ist kein Fehler, sondern ein bewusstes Verhalten – so behältst du die Kontrolle, wenn mehrere Ordner in Frage kommen.
Was passiert nach der Einrichtung?
Der Sync zwischen DATEV und milia läuft automatisch einmal täglich, meist abends. Du kannst ihn in der Dokumentenübersicht jederzeit manuell über den Sync-Button in der Mandantenübersicht anstoßen. Ein Mouseover zeigt dir den Zeitstempel des letzten Abgleichs.