Eigene Ordner lassen sich in milia nicht anlegen. Stattdessen gibt es zwei Wege, wie Mandanten Dokumente strukturiert finden und filtern können.
Leistungsbereiche als Filterebene
Dokumente in milia sind immer einem Vorgang zugeordnet, und Vorgänge gehören jeweils zu einem Leistungsbereich (z. B. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung oder Jahresabschluss). Diese Leistungsbereiche stehen Mandanten als Filter zur Verfügung – sowohl im Kanzleiportal als auch in der Mandantenapp. Du musst dafür nichts weiter einrichten: die Struktur ergibt sich automatisch aus den Vorgängen, die du anlegst.
Zwei Dinge helfen, die Übersicht für Mandanten spürbar zu verbessern:
Vorgänge klar benennen, zum Beispiel „Finanzbuchhaltung April 2025", damit Mandanten gezielt danach filtern können.
Dokumentnamen einheitlich strukturieren, zum Beispiel „Lohn_April_2025", um die Suche innerhalb eines Vorgangs zu erleichtern.
Belegkörbe für Belege aus DATEV Online
Für Belege gibt es zusätzlich die Belegkörbe. Das sind Ordner, die direkt aus DATEV Online kommen und von milia übernommen werden – zum Beispiel Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Anlage V mit Unterordnern. Voraussetzung ist die DATEV-Online-Anbindung deiner Kanzlei.