Was passiert beim Signieren mit dem Dokument?
Wenn du in milia einen Signaturprozess für ein Word-Dokument startest, wird dieses automatisch in ein PDF umgewandelt. Das signierte Dokument, das anschließend in DATEV DMS oder der DATEV Dokumentenablage landet, ist daher immer eine PDF-Datei – nicht mehr das ursprüngliche Word-Dokument.
Welche optischen Abweichungen können auftreten?
Word und PDF stellen Inhalte technisch unterschiedlich dar. Beim Umwandeln kann es zu leichten Abweichungen im Vergleich zur Word-Vorlage kommen. Typische Beispiele sind:
Eine zusätzliche leere Seite am Ende des Dokuments
Kleine Verschiebungen im Layout, etwa bei Tabellen, Abständen oder Seitenumbrüchen
Unterschiede in der Schriftdarstellung, wenn verwendete Schriftarten nicht vollständig eingebettet sind
Beeinflusst das die Gültigkeit der Signatur?
Nein. Die optischen Abweichungen entstehen allein durch die Konvertierung und haben keinen Einfluss auf die rechtliche Gültigkeit der Signatur. Das signierte PDF ist das verbindliche Dokument und gilt unabhängig davon, wie die Word-Version ursprünglich aussah.
Wie kannst du Abweichungen von vornherein vermeiden?
Wenn du sicherstellen möchtest, dass die Optik des signierten Dokuments exakt deiner Vorlage entspricht, speichere das Dokument vor dem Signaturprozess direkt als PDF in DATEV. Wird dann diese PDF-Datei für den Signaturprozess verwendet, entfällt die Konvertierung und das Layout bleibt unverändert erhalten.
Was tun, wenn das signierte Dokument bereits abweicht?
Das bereits signierte PDF ist rechtlich gültig und kann nicht nachträglich geändert werden – das ist bei elektronischen Signaturen grundsätzlich so. Wenn die Abweichungen für dich oder deinen Mandanten störend sind, erstelle beim nächsten Signaturvorgang vorbereitend eine PDF-Version des Dokuments und nutze diese als Ausgangsdatei.