In milia kann eine Aufgabe immer nur einer Person zugewiesen werden. Das ist so gewollt: Eine klare Zuständigkeit verhindert, dass Aufgaben im Kanzleialltag zwischen mehreren Verantwortlichen untergehen.
Wenn mehrere Personen an einem Thema arbeiten sollen, gibt es zwei bewährte Wege.
Aufgaben aufteilen
Zerlege das Thema in einzelne Teilschritte und lege für jeden Schritt eine eigene Aufgabe an – jeweils einer Person zugewiesen. So bleibt die Zuständigkeit eindeutig und der Fortschritt ist für alle Beteiligten im Vorgang sichtbar.
Beispiel: Sollen zwei Kolleginnen gemeinsam einen Jahresabschluss vorbereiten, könnte eine Aufgabe „Belege prüfen" der einen Person zugewiesen werden und eine Aufgabe „Abstimmung Anlagevermögen" der anderen.
Aufgabe mit Checkliste
Wenn die Teilschritte eng zusammenhängen und inhaltlich eine Einheit bilden, kannst du stattdessen eine Aufgabe mit Checkliste anlegen. Die Checkliste listet alle Teilschritte auf, die Aufgabe selbst bleibt einer verantwortlichen Person zugewiesen. Diese Person koordiniert dann die Bearbeitung intern.
Kollegen über Beobachter einbeziehen
Soll eine weitere Person über den Fortschritt einer Aufgabe informiert bleiben, ohne selbst verantwortlich zu sein, kannst du sie als Beobachter eintragen. Beobachter erhalten Benachrichtigungen basierend auf ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Du trägst Beobachter direkt in der Aufgabe ein.
