Nein. Im Regelfall ist keine gesonderte Einwilligung der Mandanten erforderlich. Die rechtliche Absicherung erfolgt über den bestehenden Mandatsvertrag sowie die vertraglichen Vereinbarungen (AVV) zwischen Ihrer Kanzlei und milia.
Man muss hierbei zwei rechtliche Ebenen unterscheiden:
1. Datenschutzrecht (DSGVO)
Was ist die Rechtsgrundlage? Die Verarbeitung basiert nicht auf einer Einwilligung, sondern auf der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Mandant hat Ihnen ein Mandat erteilt, und die Bescheidprüfung ist Teil dieses Auftrags. Welche digitalen Werkzeuge Sie zur Erfüllung nutzen, liegt in Ihrer Entscheidung als Verantwortlicher.
Welche Rolle spielt milia? milia agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten die Daten ausschließlich nach Ihrer Weisung und nicht zu eigenen Zwecken. Dies ist über unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) rechtlich abgesichert.
Warum wäre eine Einwilligung sogar von Nachteil? Eine Einwilligung kann vom Mandanten jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), was Ihre Kanzleiabläufe massiv stören würde. Zudem ist die geforderte „Freiwilligkeit“ in einem bestehenden Mandatsverhältnis rechtlich oft fragwürdig.
Gibt es vollautomatisierte Entscheidungen? Nein. Art. 22 DSGVO greift hier nicht, da die KI-Funktionen von milia reine Entscheidungsunterstützung bieten. Am Ende prüft und verantwortet immer der Steuerberater das Ergebnis (Human-in-the-Loop).
2. Berufsrecht (§ 62a StBerG / § 203 StGB)
Keine Einwilligung nötig: Seit der gesetzlichen Novellierung erlaubt § 62a Abs. 1 StBerG die Einbindung externer Dienstleister ohne Mandanteneinwilligung – vorausgesetzt, es liegt eine Verschwiegenheitsverpflichtung vor. Diese ist bei milia über § 7 unserer AGB sowie die AVV (Ziffer 4 Nr. 2) vollständig abgedeckt.
Infrastruktur statt Einzelbeauftragung: Eine Einwilligung wäre nur nötig, wenn milia im Einzelfall direkt mandatsbezogen beauftragt würde (§ 62a Abs. 5 StBerG). milia ist jedoch Teil Ihrer allgemeinen Kanzleiinfrastruktur – genau wie DATEV, Ihr DMS oder Ihr E-Mail-Server.
Was müssen wir als Kanzlei dennoch tun?
Sie haben eine Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO. Sie müssen Ihre Mandanten transparent informieren, aber nicht um Erlaubnis fragen.
Handlungsempfehlung:
Ergänzen Sie Ihre Datenschutzhinweise für Mandanten um einen transparenten Passus. Dort sollte stehen, dass Sie moderne digitale Werkzeuge (inklusive KI-gestützter Funktionen) zur effizienten Mandatsbearbeitung einsetzen und dafür weisungsgebundene Auftragsverarbeiter nutzen.
Hinweis: Diese Rechtsauffassung deckt sich exakt mit dem FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand“, den die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) im Januar 2026 veröffentlicht hat (insbesondere Abschnitte 5.7 und 9.1).