Die milia Mandanten-App ist die zentrale Schnittstelle für deine Mandanten, um Aufgaben zu erledigen, Dokumente auszutauschen und mit der Kanzlei zu kommunizieren.
Die Kernvorteile der Mandanten-App
Schnellere Erreichbarkeit: Durch die mobile Nutzung können Mandanten ortsunabhängig und zeitnah auf Anfragen der Kanzlei antworten.
Integrierte Dokumentenscan-Funktion: Belege werden einfach mit der Smartphone-Kamera erfasst, automatisch zugeschnitten und direkt in die Aufgabe hochgeladen – ganz ohne externen Scanner.
Push-Mitteilungen: Wichtige Erinnerungen erscheinen direkt als Benachrichtigung auf dem Smartphone-Bildschirm.
Wie wechselt der Kontakt zwischen den Mandanten (Multi-Mandanten-Login)
Kontakte, die für mehrere Mandate freigeschaltet sind, können in der App nahtlos zwischen ihren Mandanten hin- und herwechseln – ohne sich neu einzuloggen.
Woraus die Kanzlei achten muss: Damit Kontakte mehrere Mandate unter einem Login zusammenführen können, müssen sie bei allen betreffenden Mandanten mit exakt derselben E-Mail-Adresse eingeladen werden.
So wechselt der Mandant das Mandat:
Weg 1 (Über das Dashboard): Direkt auf der Startseite steht eine Auswahl zum Wechseln bereit.
Weg 2 (Über das Benutzermenü): Oben auf das Avatar-Symbol tippen und das gewünschte Mandat auswählen.
Was passiert nach dem Wechsel?
Die Ansicht wird vollständig umgestellt. Der Mandant sieht ausschließlich die Vorgänge, Aufgaben, Nachrichten und Dokumente des aktuell ausgewählten Mandanten.
Wie und wann wird der Mandant benachrichtigt?
Erst-Benachrichtigung bei neuen Aufgaben:
Standard: Der Mandant erhält bei jeder neuen Aufgabe eine E-Mail.
Mit App: Hat der Mandant die App installiert und Push-Mitteilungen aktiviert, erhält er zusätzlich eine Push-Nachricht (die E-Mail wird dennoch gesendet).
Ausnahme: Werden Dokumente "Ohne Vorgang" mit dem Mandanten geteilt, erfolgt keine Benachrichtigung.
Automatische Erinnerungen an offene Aufgaben:
Erste Erinnerung: 1 Tag vor Fälligkeit per E-Mail (und Push-Mitteilung, falls App aktiv).
Folge-Erinnerungen: Danach läuft alle 7 Tage eine automatische Erinnerung auf, bis die Aufgabe erledigt oder abgebrochen wird.
Kann der Mandant in einem bereits geschlossenen Vorgang eine neue Anfrage stellen?
Ja. Der Mandant kann auch in geschlossenen Vorgängen jederzeit neue Nachrichten oder Anfragen senden. Sollte eine Anfrage im falschen Vorgang landen, kannst du die Aufgabe in milia über das 3-Punkte-Menü mit der Option Zu anderem Vorgang verschieben ganz einfach umleiten.
Sieht die Kanzlei, ob der Mandant die App nutzt oder sich nur per Web-Browser einloggt?
Nein. Es wird nicht angezeigt ob der Mandant die App nutzt.