Mandanten haben in der milia Mandanten-App die Möglichkeit, bestimmte administrative Aufgaben selbstständig zu steuern, um die Kanzlei zu entlasten.
Die Benutzerverwaltung in der Mandanten-App
Wer hat Zugriff?
Nur der Hauptansprechpartner des Mandanten sieht den Bereich Benutzerverwaltung in der App. Für alle weiteren Kontakte dieses Mandats ist dieser Bereich unsichtbar.
Was kann der Hauptansprechpartner selbstständig tun?
Kontakte einladen: Neue Personen/Mitarbeiter zum Mandanten hinzufügen und für die App freischalten.
Kontakte erneut einladen: Die Einladungs-E-Mail erneut senden, falls sich ein Kollege noch nicht registriert hat.
Rechte verwalten: Die Berechtigungen anderer Kontakte innerhalb des Mandats anpassen oder einschränken.
Kontakte löschen: Zugänge von ehemaligen Mitarbeitern entfernen.
Rolle der Kanzlei: Diese Verwaltung läuft unabhängig. Die Kanzlei kann Kontakte jederzeit weiterhin direkt in den milia-Mandantendetails verwalten – ungeachtet dessen, was der Hauptansprechpartner in der App einstellt.
Kann der Mandant seine Stammdaten (Name, Adresse, Bankverbindung) selbst anpassen?
Nein, aktuell ist das direkte Ändern von Stammdaten durch den Mandanten noch nicht möglich.
Wie übermittelt der Mandant neue Stammdaten?
Hat sich beim Mandanten etwas geändert, kann er über die App eine Nachricht oder Aufgabe an die Kanzlei senden und die neuen Informationen übermitteln. Die Kanzlei passt die Daten anschließend in DATEV / milia an.
Was passiert, wenn die Kanzlei und der Hauptansprechpartner gleichzeitig einen Kontakt anlegen?
milia erkennt Duplikate anhand der E-Mail-Adresse. Wird dieselbe E-Mail-Adresse verwendet, wird kein zweiter Kontakt erstellt.
Kann die Kanzlei dem Hauptansprechpartner das Recht entziehen, andere Kontakte zu verwalten?
Ja, in den Kontaktdetails innerhalb von milia kann der Status "Hauptansprechpartner" angepasst werden, sodass der Bereich in der App für den Nutzer ausgeblendet wird.
Wird protokolliert, welche Änderungen der Hauptansprechpartner gemacht hat?
Nein. Es gibt kein Änderungsprotokoll für Aktionen, die der Hauptansprechpartner in der Benutzerverwaltung vornimmt. Auf beiden Seiten – Kanzlei und Mandant – wird jeweils der aktuelle Stand angezeigt. Wer wann welche Änderung vorgenommen hat, ist nicht einsehbar.