Aufgaben erstellst du immer im Kontext eines Vorgangs, der einem Mandanten zugeordnet ist.
Es gibt mehrere Einstiegspunkte. Der Aufgabentyp – Mandantenaufgabe, Kanzleiaufgabe, Aufgabe mit Freigabe oder Signaturprozess – wählst du jeweils im nächsten Schritt nach dem Klick aus.
Wo kann ich eine Aufgabe erstellen?
Es gibt fünf Einstiegspunkte:
In der Navigationsleiste
Tippe auf + Neu und wähle dann Mandantenaufgabe aus.
Im Vorgang
Tippe im Vorgang auf + Neue Aufgabe.
In den Mandantendetails
Tippe in den Mandantendetails auf + Vorgang erstellen und wähle dann Mandantenaufgabe aus.
In der Dokumentenübersicht
Tippe auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Dokument, dann auf Aufgabe starten und wähle Mandantenaufgabe aus.
Alternativ kannst du mehrere Dokumente markieren, dann auf Aufgabe starten tippen und Mandantenaufgabe auswählen.
In der Dokumentenvorschau
Tippe auf das Drei-Punkte-Menü (⋮), dann auf Aufgabe starten und wähle Mandantenaufgabe aus.
Wie erstelle ich eine Aufgabe an einen Mandanten?
Wähle an einem der oben genannten Einstiegspunkte den Typ Mandantenaufgabe aus. Fülle die weiteren Felder wie Beschreibung und Fälligkeit aus und bestätige mit Aufgabe erstellen. Die Aufgabe wird sofort für den Mandanten sichtbar und er erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Wann wird der Mandant an offene Aufgaben erinnert?
Der Mandant wird einen Tag vor Fälligkeit per E-Mail und – wenn möglich – per Push-Mitteilung an die offene Aufgabe erinnert. Danach folgen automatisch alle sieben Tage weitere Erinnerungen, solange die Aufgabe offen bleibt.
Wie erstelle ich eine Aufgabe an einen Kollegen?
Wähle an einem der oben genannten Einstiegspunkte den Typ Kanzleiaufgabe aus.
Da jede Aktion in milia mandantenbezogen ist, benötigst du dafür einen Mandanten. Lege dafür – falls noch nicht geschehen – einen internen Mandanten in DATEV an, zum Beispiel unter dem Namen „Kanzleiintern milia.io".
Was ist eine Aufgabe mit Freigabe und wie erstelle ich sie?
Eine Aufgabe mit Freigabe schaltet vor der eigentlichen Mandantenaufgabe eine interne Prüfung vor: Ein Kanzleimitarbeiter muss die Aufgabe erst freigeben, bevor sie für den Mandanten sichtbar wird.
Du hast zwei Wege, diesen Aufgabentyp einzurichten:
Beim Erstellen: Wähle als Aufgabentyp Aufgabe mit Freigabe aus, fülle die weiteren Felder aus und klicke auf Aufgabe erstellen. Die Aufgabe geht zunächst in den internen Freigabestatus und wird erst nach erfolgter Freigabe für den Mandanten freigeschaltet.
Nachträglich: Hast du bereits einen anderen Aufgabentyp gewählt, klicke oben im Erstellungsdialog auf + Freigabe hinzufügen. Die Aufgabe wird automatisch um den internen Prüf- und Freigabeschritt erweitert.
Hinweis – Freigabe durch den Mandanten: Möchtest du umgekehrt eine Freigabe vom Mandanten einholen, erstelle eine normale Mandantenaufgabe und bitte den Mandanten, diese über den Button Aufgabe erledigen zu bestätigen, oder nutze dafür den Signaturprozess.
Wie gebe ich eine Freigabeaufgabe frei?
Du hast zwei Möglichkeiten:
Direkt freigeben: Klicke bei der Freigabe auf „Sofort freigeben“. Die Aufgabe oder Nachricht wird ohne Zwischenschritt freigegeben.
Erst bearbeiten, dann freigeben: Klicke auf das Stift-Symbol neben „Sofort freigeben“ oder öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wähle „Aufgaben bearbeiten“. Im Fenster „Freigabe“ passt du z. B. Betreff, Beschreibung, Verantwortlichen oder Fälligkeit an und klickst dann auf „Freigeben“. Wenn du später weitermachen willst, wähle „Für später speichern“.
Nach der Freigabe startet die Aufgabe. Ist sie für den Mandanten bestimmt, sieht er sie sofort in seiner App.
Kann ich eine Freigabe mit dem Signaturprozess kombinieren?
Freigabe und Signaturprozess lassen sich aktuell nicht direkt in einem Schritt kombinieren. Wenn du vor dem Start einer Signatur eine interne Prüfung einbauen möchtest, hast du zwei Optionen:
Option 1 – Separate Aufgabe: Erstelle vor dem Signaturstart eine interne Aufgabe zur Kontrolle für einen Kollegen.
Option 2 – DocuSign-Platzhalter: Nutze innerhalb des Signaturprozesses den DocuSign-Platzhalter „Genehmigen".
Kann ich eine Freigabe-Aufgabe erneut öffnen?
Nein. Sobald du eine Freigabe-Aufgabe einmal freigegeben hast, lässt sie sich nicht mehr erneut öffnen. Die Freigabe ist final und schließt den Prüfschritt endgültig ab.
Ausnahme: Die dazugehörige Folgeaufgabe kannst du bei Bedarf jederzeit erneut öffnen oder auch abbrechen.
Was passiert, wenn ich eine Freigabe- oder Folgeaufgabe abbreche?
Der Freigabeprozess wird beendet: Der gesamte Freigabezweig gilt als abgebrochen. Selbst wenn die Freigabe zuvor bereits erfolgreich erteilt wurde, zeigt das System sie nach dem Abbruch der Folgeaufgabe als abgebrochen an.
Der Workflow läuft weiter: Der übergeordnete Workflow sowie der Gesamtvorgang bleiben aktiv und werden nicht abgebrochen.
Nachfolgende Aufgaben starten: Alle Schritte und Aufgaben, die logisch nach der Freigabe eingetaktet sind, starten automatisch.
Wie erstelle ich eine Aufgabe mit einer Checkliste?
Klicke in der Beschreibung auf das Aa-Symbol, um die Formatierungsmöglichkeiten einzublenden, und tippe anschließend auf das Checklisten-Symbol.
Jeder Punkt erscheint in der Aufgabe als abhakbare Position – so können Mandanten oder Kanzleimitarbeiter den Fortschritt Schritt für Schritt dokumentieren. Wenn die Checkliste ganz oder teilweise abgehakt wird, ist der Fortschritt automatisch für beide Seiten sichtbar.