Gehe zu Profil → Benachrichtigungen, um alle Einstellungen rund um Benachrichtigungen zu verwalten: wann du automatisch als Beobachter eingetragen wirst, welche Ereignisse dir gemeldet werden und wie du per E-Mail informiert wirst.
Das Benachrichtigungscenter erreichst du jederzeit über das Glocken-Symbol oben rechts.
Was ist ein Beobachter, und wie werde ich einer?
Ein Beobachter ist eine Person, die bei einer Aufgabe, einem Vorgang oder einem Mandanten hinterlegt ist, um über Änderungen informiert zu werden – vergleichbar mit einem Empfänger in CC. Nur Beobachter erhalten Benachrichtigungen.
Die Eintragung erfolgt automatisch über deine zugewiesene Funktion. Du legst unter Profil → Benachrichtigungen einmalig fest, in welchen Rollen du Informationen erhalten möchtest – zum Beispiel als Aufgabenverantwortlicher oder Ansprechpartner. Wird dir diese Rolle zugewiesen, trägt dich milia automatisch als Beobachter ein. Die Einstellung gilt auch für alle zukünftig erstellten Aufgaben, Vorgänge und Mandate.
Beispiel-Setups für den Kanzleialltag
Rolle: Sachbearbeiter (Fokus auf eigene Aufgaben)
Empfohlene Einstellung:
Beobachter einer Aufgabe: Ersteller & Aufgabenverantwortlicher
Beobachter eines Vorgangs: Nie
Beobachter eines Mandanten: Nie
Rolle: Mandatsverantwortlicher (Überblick über eigene Mandate & Vorgänge)
Empfohlene Einstellung:
Beobachter einer Aufgabe: Aufgabenverantwortlicher
Beobachter eines Vorgangs: Vorgangsverantwortlicher & Ansprechpartner
Beobachter eines Mandanten: Mandatsverantwortlicher
Rolle: Kanzleileitung (Übergeordneter Blick)
Empfohlene Einstellung:
Beobachter einer Aufgabe: Nie
Beobachter eines Vorgangs: Nie
Beobachter eines Mandanten: Mandatsverantwortlicher
Sonstige Beobachter-Einstellungen
Zwei zusätzliche Optionen kannst du ebenfalls unter Profil → Benachrichtigungen aktivieren:
Beobachter bleiben, auch wenn die Verantwortlichkeit wechselt: Du erhältst weiterhin Benachrichtigungen, auch wenn du nicht mehr aktiv Verantwortlicher bist – nützlich bei Übergaben oder für die Fachaufsicht.
Benachrichtigungen von Automatisierungen: Aktiviere diese Option, wenn du auch über automatisch erstellte Aufgaben informiert werden möchtest.
Worüber werde ich als Beobachter informiert?
Welche Ereignisse dir gemeldet werden, steuerst du unter Profil → Benachrichtigungen → Art der Benachrichtigung über einzelne Checkboxen pro Ereignisart.
Als Beobachter einer Aufgabe
Neue Aufgabe erstellt
Antwort auf Aufgabe
Aufgabe erledigt
Aufgabe abgebrochen
Aufgabe erneut geöffnet
Aufgabe bearbeitet
Verantwortlichkeit geändert
Aufgabe zu anderem Vorgang verschoben
Fälligkeit geändert
Aufgabe bald fällig - Eine Aufgabe ist in weniger als 3 Tagen fällig.
Aufgabe fällig - Eine Aufgabe ist heute fällig.
Aufgabe überfällig- Eine Aufgabe ist überfällig. Erinnerung alle 7 Tage.
Als Beobachter eines Vorgangs
Neue Nachricht auf Vorgangsebene
Neue Aufgabe im Vorgang
Ein neuer Vorgang startet
Der Vorgang wird erneut geöffnet
Der Vorgang wird archiviert
Alle Statusänderungen des Vorgangs - Offen → Wartend → Erledigt → Archiviert
Die Vorgangsverantwortlichkeit wurde geändert
Als Beobachter eines Mandanten
Erster Login eines Mandantennutzers
Neuer Mandantennutzer wird eingeladen
Mandantennutzer wird entfernt
Der Mandatsverantwortliche wurde geändert
Der Haupt-Ansprechpartner wurde geändert
Die Verantwortlichkeit für einen Leistungsbereich wurde geändert
Stammdatenänderung
Wie setze ich alle Einstellungen auf den Ursprungszustand zurück?
In den Einstellungsbereichen unter Profil → Benachrichtigungen findest du oben rechts die Schaltfläche „Auf Standard zurücksetzen". Damit stellst du die von milia empfohlenen Standardwerte jederzeit wieder her.
Erhalte ich auch Benachrichtigungen für Aktionen, die ich selbst durchführe?
Nein. Wenn du selbst eine Aufgabe erledigst, einen Status änderst, ein Dokument hochlädst oder eine Antwort schreibst, löst milia dafür keine Benachrichtigung an dich aus. Du wirst ausschließlich über Aktionen von Kollegen, Mandanten oder Automatisierungen informiert.
Wie funktioniert das Benachrichtigungscenter?
Klicke oben rechts auf das Glocken-Symbol, um das Benachrichtigungscenter zu öffnen. Dort siehst du alle Meldungen – ungelesene wie gelesene. Der rote Punkt an der Glocke zeigt an, dass neue Meldungen vorliegen; er verschwindet, sobald du das Center öffnest.
Klicke auf eine einzelne Meldung, um direkt in den jeweiligen Bereich zu springen – zum Beispiel zur betreffenden Aufgabe oder zum Vorgang. Der blaue Punkt an der Meldung verschwindet dabei automatisch.
Was bedeuten die Statusanzeigen?
Jede Meldung trägt einen farbigen Punkt, der ihren Lesestatus anzeigt:
Neu & Ungelesen: Blauer Punkt auf blauem Hintergrund – die Meldung ist frisch eingegangen und noch nicht gesehen.
Alt & Ungelesen: Blauer Punkt auf weißem Hintergrund – die Meldung ist ungelesen, aber nicht mehr neu.
Gelesen: Weißer Punkt auf weißem Hintergrund – die Meldung wurde bereits geöffnet.
Wie öffne ich eine einzelne Benachrichtigung?
Klicke auf eine Meldung, um direkt in den jeweiligen Bereich zu springen – zum Beispiel zur betreffenden Aufgabe oder zum Vorgang. Der blaue Punkt an der Meldung verschwindet dabei automatisch.
Wie markiere ich eine gelesene Meldung wieder als ungelesen?
Öffne das Benachrichtigungscenter über das Glocken-Symbol oben rechts.
Klicke oben links auf den blauen Pfeil neben Benachrichtigungen, um zur Gesamtübersicht zu wechseln.
Klicke auf den weißen Punkt neben der gewünschten Meldung. Sie wird damit wieder als ungelesen markiert.
Das ist nützlich, wenn du eine Meldung kurz gesehen hast, sie aber später noch bearbeiten möchtest.
Was macht „Alle als gelesen markieren"?
Alle ungelesenen Meldungen werden auf einmal auf Gelesen gesetzt. Einzelne Meldungen kannst du danach jederzeit manuell wieder auf Ungelesen setzen.
Wie lange sind Meldungen sichtbar?
Gelesene Meldungen bleiben im Reiter Alle dauerhaft erhalten. Du kannst sie dort jederzeit suchen und filtern, um Verläufe nachzuvollziehen.
Wann erhalte ich E-Mail-Benachrichtigungen?
Gehe zu Profil → Benachrichtigungen → E-Mail-Versand, um den E-Mail-Versand einzurichten. Du hast folgende Optionen:
Sofort-E-Mail: Bei jedem neuen Ereignis erhältst du direkt eine einzelne E-Mail.
Zusammenfassung: Du erhältst einmal täglich (wochentags) oder einmal wöchentlich (montags) um 07:00 Uhr morgens eine E-Mail mit allen ungelesenen Meldungen. Die Zusammenfassung wird nur versendet, wenn auch tatsächlich ungelesene Meldungen vorliegen.
Keine E-Mails: Nimmst du bei beiden Optionen den Haken raus, laufen Benachrichtigungen ausschließlich im Glocken-Symbol in milia auf.
Die Absenderadresse ist immer [email protected].
Ich habe den E-Mail-Versand aktiviert, bekomme aber trotzdem keine Mails – woran liegt das?
Prüfe der Reihe nach folgende Punkte:
Meldungen bereits in milia gelesen: Eine E-Mail wird nur versendet, wenn ungelesene Meldungen vorliegen. Hast du alle Benachrichtigungen bereits über das Glocken-Symbol geöffnet, wird keine E-Mail ausgelöst.
Spam-Ordner und Postfach-Filter: Prüfe deinen Spam- bzw. Junk-Ordner und stelle sicher, dass E-Mails von
[email protected]nicht durch einen lokalen Filter blockiert werden.Filterregeln der Kanzlei-IT: In manchen Kanzleien blockieren Server-Filter automatische System-Mails. Bitte eure IT, die Absenderadresse
[email protected]auf die Whitelist zu setzen.Fehlender Beobachter-Status oder deaktiviertes Ereignis: Du erhältst E-Mails nur für Benachrichtigungen, die im System tatsächlich ausgelöst werden. Prüfe unter Profil → Benachrichtigungen, ob du auf der jeweiligen Ebene (Aufgabe, Vorgang, Mandant) in der passenden Rolle eingetragen bist und ob die Checkbox für das konkrete Ereignis aktiviert ist.
E-Mail-Adresse im Profil: Stelle sicher, dass in deinen Benutzereinstellungen in milia die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Sehen meine Kollegen meine Benachrichtigungen oder meine Einstellungen?
Nein. Sowohl deine gewählten Beobachter-Rollen als auch deine eingehenden Benachrichtigungen im Glocken-Symbol sind ausschließlich für deinen eigenen Account sichtbar.