Wo findest du die DATEV Online Verbindung?
Alle Aktionen rund um die DATEV Online Verbindung eines Mandanten starten an derselben Stelle: Öffne die Mandantenübersicht und rufe den gewünschten Mandanten auf. Klicke auf DATEV Online aktivieren oder auf DATEV Online (aktiv) auf, dort siehst du die Schaltflächen für die einzelnen Bereiche (Einkommensteuer, Rechnungswesen oder Personalakte) je nach dem welcher Mandantentyp vorliegt.
Welche Software wird für die DATEV Online Verbindung benötigt?
Für den Belegtransfer zwischen milia.io und DATEV online ist je nach Mandantentyp Folgendes erforderlich.
💡 Wichtige Kerninfos vorab
Kein Mandanten-Zugang/SmartLogin nötig: Ihr müsst für den Mandanten weder die "Unternehmen online"-Vollversion buchen noch einen DATEV SmartLogin ausrollen. Der Belegtransport aus milia läuft vollständig über die Authentifizierung der Kanzlei (DATEV Belegbilderservice). Es geht rein um den technischen Bestand im Rechenzentrum, nicht um einen aktiven Mandantenzugang.
Kanzleibestand vs. mandantengenutzte Beraternummer: Beides ist möglich. Legt ihr den Bestand unter dem Kanzleibestand an, liegen die Belege zunächst dort. Bei einer späteren Trennung (z. B. Kanzleiwechsel) lässt sich der Bestand auf eine Unterberaternummer umspeichern – es ist also kein Sackgassen-Problem. Sauberer und mit weniger Aufwand im Trennungsfall ist es dennoch, gleich unter einer mandantengenutzten Beraternummer aufzusetzen.
Beantragung: Falls ihr den saubereren Weg über eine mandantengenutzte Beraternummer geht, läuft dies über die MyDATEV Mandantenregistrierung. Darüber wird auch der benötigte „Belege online“-Bestand angelegt.
1. Natürliche Person
Natürliche Personen benötigen DATEV Meine Steuern.
Über milia.io hat der Mandant keinen direkten Zugriff auf die in DATEV online gespeicherten Belege.
2. Unternehmer
Unternehmer benötigen DATEV Belege online. Die Kosten hierfür verursachen überschaubare monatliche Grundkosten (laut DATEV-Preisliste (Stand 2025) 3,65 € pro Mandant/Monat) – unabhängig davon, ob der Mandant sich jemals einloggt.
Ist DATEV Unternehmen online bereits im Einsatz? Wenn bei dem Mandanten bereits DATEV Unternehmen online verwendet wird, ist Belege online automatisch enthalten – eine separate Bestellung ist nicht notwendig.
Wird DUO sehr aktiv genutzt? Wenn ein Mandant sehr aktiv mit DATEV Unternehmen online arbeitet – beispielsweise Rechnungen bezahlt oder den Bankabruf nutzt – bleibt DATEV Unternehmen online notwendig.
Nur für den Belegtransfer genutzt: Nutzt ein Mandant DATEV Unternehmen online lediglich für den Belegtransfer, kann der Zugang gekündigt und durch milia.io ersetzt werden. Das spart 11 € pro Unternehmen und Monat. da die Vollversion entfällt. Über milia.io hat der Mandant keinen direkten Zugriff auf die in DATEV online gespeicherten Belege.
Wie aktiviere ich die DATEV Online Verbindung bei einem Mandanten?
Schritt 1: Mandanten aufrufen
Öffne die Mandantenübersicht und rufe die Mandantenstammdaten des gewünschten Mandanten auf.
Schritt 2: Belegbilderservice auswählen
Tippe auf die Schaltfläche Einkommensteuer, Rechnungswesen oder Personalakte – je nachdem, welchen Bereich du für diesen Mandanten einrichten möchtest.
Bei Einzelunternehmern kannst du alle Services nacheinander einrichten.
Schritt 3: Verbindungsdaten eingeben
Gib folgende Daten ein:
DATEV-Beraternummer
DATEV-Mandantennummer der Leistung (kann von der allgemeinen Mandantennummer abweichen)
Basisnummer (optional)
Tippe anschließend auf Verbinden.
⚠ Hinweis: Die Mandantennummer der Leistung kann von der normalen Mandantennummer abweichen. Falls es Probleme bei der Freischaltung der DATEV Online Verbindung gibt, wende dich an deinen DATEV-Administrator.
Schritt 4: Authentifizierung abschließen
Nach dem Tippen auf Verbinden öffnet sich das DATEV Login-Fenster. Wähle dein Anmeldeverfahren – DATEV SmartCard / DATEV mIdentity oder DATEV SmartLogin – und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Stelle sicher, dass deine DATEV SmartCard oder dein DATEV mIdentity am PC eingesteckt ist, bevor du auf Weiter tippst.
Mustertexte für Mandanten
Je nach Nutzungsart von DATEV Unternehmen online beim Mandanten stehen dir (im Anhang dieses Artikels - ganz unten) drei Mustertexte zur Verfügung, mit denen du den Mandanten über die neue Verbindung informieren kannst:
Der Mandant hat keinen DATEV Unternehmen online Zugang.
Der Mandant nutzt DATEV Unternehmen online nur zum Beleg-Upload.
Der Mandant nutzt DATEV Unternehmen online intensiv.
Was tue ich, wenn versehentlich eine Synchronisation mit DATEV Online gestartet wurde?
Es kann vorkommen, dass versehentlich eine Verbindung zu DATEV Unternehmen online (Belege online), DATEV Meine Steuern oder der DATEV Personalakte initiiert wird und danach die Fehlermeldung „Synchronisierung Fehler" erscheint.
So setzt du den Status zurück:
Vorgang erneut starten: Klicke noch einmal auf den Button Verbindung herstellen.
Abbruch im DATEV-Fenster: Sobald sich das Fenster zur Anmeldung (Abfrage der SmartCard / SmartLogin) öffnet, führe keine Anmeldung durch. Klicke stattdessen auf den Zurück-Pfeil deines Browsers oder schließe das DATEV-Anmeldefenster direkt.
Seite aktualisieren: Lade die Seite in deinem Browser neu (Taste F5 oder das Reload-Symbol).
Nach der Aktualisierung verschwindet die Fehlermeldung (der rote Button) und der Status wird zurückgesetzt. Solange du dich im DATEV-Fenster nicht erfolgreich authentifiziert hast, wurden keine Daten übertragen.
Warum funktioniert die Verbindungsherstellung zu DATEV Online nicht?
Falls du Probleme bei der Aktivierung der DATEV online Verbindung hast, überprüfe bitte folgende Punkte:
DATEV online prüfen
Stelle sicher, dass bei dem Mandanten für die Einkommensteuer DATEV MeineSteuern und für die Finanzbuchhaltung DATEV Belege online (DATEV Unternehmen online) freigeschaltet ist. Ohne diese Freigabe gibt es auf DATEV-Seite nichts, was milia.io verbinden kann. Falls du dir unsicher bist, wende dich an deinen Kanzleiadministrator.
Smartcard-Rechte prüfen
Deine SmartCard muss über die nötigen DATEV-Rechte verfügen, um die Verbindung herzustellen. DATEV erlaubt die Verbindungsherstellung nur, wenn diese Rechte vorhanden sind. Falls du dir nicht sicher bist, frag deinen Kanzleiadministrator.
Eingaben überprüfen & Verbindung erneut versuchen
Prüfe, ob die Hauptberaternummer korrekt eingetragen wurde und ob die richtige Mandantennummer der Leistung verwendet wird. Falls du dir unsicher bist, kann dich dein Kanzleiadministrator dabei unterstützen.
Support kontaktieren
Falls du alle Punkte gemeinsam mit deinem Kanzleiadministrator geprüft hast und die Verbindung weiterhin nicht klappt, sende uns bitte eine Nachricht über den Servicebereich im Portal.
Kann ich die DATEV Online Verbindung für mehrere Mandanten gleichzeitig einrichten?
Nein, die Verbindung kann leider nur für jeden Mandanten und jeden Bereich einzeln mit DATEV verbunden werden.
Wie sehe ich, ob bei einem Mandanten die DATEV Online Verbindung aktiv ist?
Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. In der Mandantenübersicht
Öffne die Mandantenübersicht.
Füge die Spalte DATEV online hinzu, tippe auf die Spaltenüberschrift und setze den Filter auf den gewünschten Bereich (Einkommensteuer, Rechnungswesen oder Personalakte).
2. In den Mandantendetails
Öffne die Mandantendetails.
Der DATEV-Online Button zeigt dir an ob eine Verbindung aktiv ist. Klicke auf den Button um zu sehen welche.
Wie trenne ich die DATEV Online Verbindung bei einem Mandanten?
Öffne die Mandantendetails des gewünschten Mandanten (siehe oben).
Klicke auf DATEV Online (aktiv).
Wähle den entsprechenden DATEV Online Bereich aus (Einkommensteuer, Rechnungswesen oder Personalakte).
Klicke auf DATEV-Verbindung trennen.
Diese Aktion kann nur von dem Benutzer durchgeführt werden, der die Verbindung ursprünglich eingerichtet hat, oder von einem Benutzer mit Administrator-Rechten.
Was passiert mit den Belegen eines Mandanten, wenn ich die DATEV Online Verbindung trenne?
Die Belege, die bereits übertragen wurden, verbleiben in DATEV. Neue Belege, die nach der Trennung in milia hochgeladen werden, können nicht mehr automatisch an DATEV übertragen werden, bis die Verbindung neu eingerichtet wird. Ausstehende Uploads lassen sich nach einer Neuverbindung manuell erneut anstoßen.