Belege werden über eine Beleganforderungs-Aufgabe angefordert, die du im Kanzleiportal erstellst. Voraussetzung ist, dass die DATEV-Online-Verbindung für den jeweiligen Mandanten eingerichtet ist. Wie du diese Verbindung herstellst, erklären wir dir in einem separaten Hilfeartikel.
milia.io erkennt automatisch anhand des gewählten Vorgangs, ob die Belegkörbe aus DATEV Unternehmen Online oder DATEV Meine Steuern benötigt werden. Bei Einzelunternehmern entscheidet also der Vorgang, wohin die Belege weitergeleitet werden.
Wie fordere ich Belege bei einem oder mehreren Mandanten an?
Bei einem einzelnen Mandanten:
Öffne die Mandantendetails.
Erstelle eine neue Aufgabe und wähle Belege anfordern.
Der Mandant erhält die Aufgabe, die Belege hochzuladen.
Bei mehreren Mandanten gleichzeitig:
Stelle sicher, dass die DATEV-Online-Verbindung bei allen betroffenen Mandanten eingerichtet ist.
Öffne die Mandantenübersicht und markiere alle gewünschten Mandanten. Labels erleichtern dir die Filterung.
Erstelle eine Aufgabe für alle markierten Mandanten und wähle Belege anfordern.
Alle ausgewählten Mandanten erhalten daraufhin jeweils eine eigene Aufgabe zum Hochladen ihrer Belege. Werden Belege für ein Steuerjahr angefordert, das noch nicht in DATEV Meine Steuern angelegt ist, erstellt milia.io das Steuerjahr automatisch.
Werden auch Unterordner angefordert?
Ja. Sind in DATEV Meine Steuern Unterordner angelegt, werden diese automatisch mit angefordert. Der Mandant kann die Unterlagen dann direkt im passenden Unterordner (Belegkorb) hochladen. Umgangssprachlich spricht man in DATEV Meine Steuern oft von Ordnern und in DATEV Unternehmen Online von Belegtypen – milia.io vereinfacht das und verwendet einheitlich den Begriff Belegkorb.
Wann werden neu angelegte Belegkörbe synchronisiert?
Belegkörbe werden einmal täglich automatisch synchronisiert. Möchtest du Belege sofort aus einem neu angelegten Belegkorb anfordern, gehst du so vor:
Öffne die Mandantendetails und gehe in den jeweiligen Mandanten.
Klicke auf den Button: DATEV Online (aktiv) und dann auf Belegkörbe synchronisieren.
Die Ordner und Belegkörbe sind anschließend aktualisiert.
Wichtig: Besteht bereits eine Beleganforderungs-Aufgabe, werden neu erstellte Ordner oder Belegkörbe erst in einer neuen Aufgabe angezeigt. Falls nötig, kannst du die bestehende Aufgabe vorübergehend als erledigt markieren und anschließend eine neue Aufgabe erstellen.
Wie läuft das Hochladen beim Mandanten ab?
Der Mandant lädt die Belege in die vorgegebenen Belegkörbe hoch. Hat er versehentlich einen Beleg hochgeladen, kann er diesen innerhalb eines Tages wieder entfernen. Erfolgt keine Entfernung innerhalb dieses Zeitraums, wird der Beleg automatisch an DATEV Online (DATEV Unternehmen Online oder DATEV Meine Steuern) übertragen. Danach ist eine Entfernung durch den Mandanten nicht mehr möglich. Mit dem Hochladen stimmt der Mandant der Übertragung automatisch zu – eine Rückfrage erfolgt nicht.
Ohne eine Beleganforderungs-Aufgabe der Kanzlei kann der Mandant aktuell keine Belege in die Belegkörbe hochladen. Belege, die in diesem Fall über eine allgemeine Mandantenanfrage eingereicht werden, landen im DATEV DMS oder in der DATEV Dokumentenablage.
Benötigt der Mandant einen DATEV SmartLogin zum Hochladen von Belegen?
Nein. Für das Hochladen von Belegen über milia.io reicht der normale milia-Zugang aus. Einen DATEV SmartLogin benötigt der Mandant nur, wenn er zusätzlich direkten Zugriff auf DATEV Unternehmen Online oder DATEV Meine Steuern haben soll.
Welche Dateitypen kann der Mandant hochladen?
Unterstützte Dateitypen: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF, PKCS7, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLSX, XML, MSG
Hinweis zu ZIP: DATEV unterstützt beim direkten hochladen in Unternehmen Online keine ZIP Datei. https://apps.datev.de/help-center/documents/1025318
Hinweis zu E-Rechnungen: E-Rechnungen können über milia.io hochgeladen werden, das Originalformat bleibt dabei erhalten.
Wie groß darf eine Beleg-Datei maximal sein?
Ein Beleg darf maximal 35 MB (35.000 KB) groß sein.
Zum Vergleich: Die durchschnittliche Größe eines Belegs liegt meist zwischen 50 und 500 KB.
Werden doppelt hochgeladene Belege erkannt?
Auf der Kanzleiseite zeigt milia.io in der Beleganforderungs-Aufgabe bereits einen Hinweis an, sobald ein Beleg mit DATEV Online synchronisiert und doppelt hochgeladen wurde. Auf der Mandantenseite wird an einem entsprechenden Hinweis noch gearbeitet.
Was tun, wenn der Mandant Dokumente per Nachricht statt im Belegkorb schickt?
Es gibt zwei Möglichkeiten:
Option 1: Erneute Anforderung beim Mandanten (empfohlen)
Antworte dem Mandanten kurz auf seine Nachricht und bitte ihn, die Dokumente noch einmal direkt über den Belegkorb hochzuladen. So lernt der Mandant den richtigen Weg, und die Belege landen künftig direkt dort, wo sie hingehören.
Option 2: Manueller Upload in DATEV Online
Wenn es schnell gehen muss oder es sich um eine Ausnahme handelt:
Lade die angehängten Dokumente aus der Nachricht des Mandanten auf deinen Computer herunter. Öffne dazu den Vorgang und klicke auf den Dokumente-Pfeil rechts – in der milia.io-Vorgangsmappe kannst du alle Dokumente auch massenhaft herunterladen.
Lege die Dateien temporär in einem lokalen Ordner ab.
Öffne DATEV Online (DATEV Unternehmen Online) und lade die Dateien manuell in den entsprechenden Belegkreis hoch.
Wenn ein Mandant diesen Fehler häufiger macht, hilft ein persönliches Gespräch oder eine kurze Klickanleitung für den Belegkorb – das spart auf Dauer Zeit.
Warum schlägt der Beleg-Upload von milia zu DATEV plötzlich fehl?
Wenn die Schnittstelle bereits funktioniert hat und nun Fehlermeldungen ausgibt, liegt das meist an einer Änderung der Benutzerrechte in DATEV Unternehmen online. Die Verbindung zwischen milia und DATEV ist an den spezifischen Benutzer gebunden, der die Einrichtung ursprünglich autorisiert hat. Wenn dieser Benutzer die Kanzlei verlassen hat, sein SmartLogin oder seine SmartCard abgelaufen ist oder ihm die Rechte für den Belegtransfer bzw. Belegwesen in DATEV entzogen wurden, verliert milia den Zugriff auf die Schnittstelle.
Option A: Rechte in DATEV wiederherstellen
Prüfe in der DATEV Rechteverwaltung online, ob du (oder der betroffene Benutzer) weiterhin über alle notwendigen Freigaben für den Mandanten verfügst – insbesondere Schreibrechte für Belege online. Nach der Korrektur der Rechte sollte der Upload automatisch wieder möglich sein.
Option B: Verbindung neu autorisieren (empfohlen)
Sollte die ursprüngliche Person keine Rechte mehr erhalten können (z. B. wegen eines Personalwechsels):
Trenne in den milia-Einstellungen die bestehende Verbindung zu DATEV (siehe Abschnitt „Wie trenne ich die DATEV Online Verbindung?" weiter oben).
Klicke auf Neu verbinden.
Ein Benutzer mit aktiven DATEV-Zugangsdaten (SmartLogin / SmartCard) muss sich im erscheinenden DATEV-Fenster einloggen und den Zugriff bestätigen. Achte darauf, dass dieser Benutzer in DATEV administrativ berechtigt ist, Daten für den jeweiligen Mandanten zu übermitteln.
Die Belege, die während der Störung nicht übertragen wurden, verbleiben in milia. Sobald die Schnittstelle neu autorisiert oder die Rechte korrigiert sind, kannst du den Upload für die ausstehenden Dokumente einfach erneut anstoßen.