Den Signaturprozess startest du, indem du eine neue Aufgabe anlegst und als Aufgabenart Signaturprozess auswählst.
Eine neue Aufgabe erstellst du über einen dieser Wege:
In der Navigationsleiste: + Neu → Neue Aufgabe
Im Vorgang: + Neue Aufgabe
In den Mandantendetails: + Neue Aufgabe
In der Dokumentenübersicht: Dokumente per Checkbox markieren → Aufgabe starten
Folge anschließend dem Ablauf, um die Dokumente zur Unterzeichnung bereitzustellen.
Wie erstelle ich eine Freigabe mit Signatur?
Starte den Signaturprozess wie oben beschrieben.
Lege bei der Signaturreihenfolge den Kanzleileiter als ersten Unterzeichner fest.
Füge in der Signaturvorbereitung anstelle des Signaturplatzhalters für den Kanzleileiter die Platzhalter Genehmigen und Ablehnen hinzu.
Wie gebe ich die Signaturvorbereitungsaufgabe zur Prüfung an einen Kollegen weiter?
Wenn du in DocuSign die Signaturfelder gesetzt hast, diese aber noch von einem Kanzleikollegen geprüft oder ergänzt werden sollen, tippe nicht auf Senden, sondern gehe auf Aktionen → Speichern und Schließen. Alle Platzhalter werden gespeichert, das Dokument bleibt vorbereitet, aber noch nicht versendet. Du kannst die Aufgabe anschließend in milia über das Drei-Punkte-Menü (⋮) an die andere Person delegieren. Die gesetzten Signaturfelder bleiben dabei vollständig erhalten.
Wie setze ich einen Stempel?
Wähle bei der Signaturvorbereitung den Stempel-Platzhalter aus und positioniere ihn an der gewünschten Stelle im Dokument. Der Platzhalter lässt sich durch Ziehen an der Ecke vergrößern.
Tippe beim Signieren auf den Stempel und wähle einen bereits hinterlegten Stempel aus oder lade einen neuen hoch.
Um den eingefügten Stempel zu vergrößern, klicke beim Signieren mit der rechten Maustaste darauf und wähle Größe anpassen.
Wie ändere ich meine Signatur?
Beim Signieren tippst du auf deine Signatur und wählst Bearbeiten. Du kannst dann zwischen einer automatischen, handschriftlichen oder hochgeladenen Signatur wechseln. Die gewählte Variante wird für zukünftige Signaturen gespeichert.
Abgeschlossene Signaturen können nicht mehr geändert werden.
Kann ich ein Bild meiner Signatur hochladen?
Ja. Beim Signieren kannst du über Bearbeiten ein Bild deiner Signatur hochladen, alternativ die automatische oder handschriftliche Option nutzen. Die gewählte Variante wird ebenfalls für zukünftige Signaturen gespeichert.
Kann ich mein Kanzlei-Logo in der Signaturanfrage an externe Partner einfügen?
Nein, das ist aktuell nicht möglich. In Signaturanfragen, die an externe Signaturpartner versendet werden, lässt sich das eigene Kanzlei-Logo nicht einbinden.
Kann eine andere Person stellvertretend für den vorgesehenen Signaturpartner unterschreiben?
Nein. Mit DocuSign kommen standardmäßig personengebundene Signaturarten zum Einsatz. Nur die Person, die du beim Start des Prozesses als Signaturpartner festgelegt hast, darf unterschreiben. Eine Weitergabe oder stellvertretende Unterschrift ist technisch und rechtlich ausgeschlossen. Soll eine andere Person unterschreiben, musst du den laufenden Signaturprozess abbrechen und einen neuen mit der vertretenden Person starten.
Kann ich auf ein Dokument zugreifen, bevor alle Parteien unterschrieben haben?
Nein. Das Dokument wird erst dann final generiert und in milia bereitgestellt, wenn der gesamte Signaturprozess abgeschlossen ist und DocuSign die fertige Datei übermittelt hat. Das gilt auch für Schritte wie Zur Ansicht: DocuSign wertet diesen Schritt als festen Bestandteil des Gesamtprozesses, und erst nach dessen Abschluss wird das Dokument übermittelt.
Warum wurde mein Signaturprozess automatisch abgebrochen?
Signaturprozesse über DocuSign haben eine maximale Laufzeit von 4 Monaten. Wird der Prozess bis dahin nicht von allen Beteiligten vollständig abgeschlossen, bricht DocuSign ihn automatisch ab. Diese Grenze stellt sicher, dass digitale Signaturen rechtssicher und manipulationsgeschützt bleiben.
Kann ein abgebrochener Signaturprozess wiederhergestellt werden?
Nein. Sobald ein Signaturprozess abgebrochen wurde – ob manuell durch dich oder deinen Mandanten oder automatisch durch DocuSign nach Ablauf der 4-Monats-Frist – ist er endgültig geschlossen. Weder milia noch der Support können ihn wieder öffnen. Muss das Dokument noch unterschrieben werden, legst du eine neue Aufgabe an und startest den Prozess von vorn.