Aufgaben, Nachrichten und Dokumente sind immer Bestandteil eines Vorgangs – nie eigenständig.
Vorgänge erreichst du über Vorgänge in der Navigationsleiste oder mandantenbezogen über Mandanten → Mandantendetails → Laufende Vorgänge.
Was sind Leistungen, Vorgänge, Aufgaben & Nachrichten?
Die Struktur in milia.io folgt einer klaren Hierarchie:
Leistung (z. B. Finanzbuchhaltung) → Vorgang (z. B. Finanzbuchhaltung Januar 2026) → Aufgaben, Nachrichten und Dokumente
Der Vorgang ist der Mantel – vergleichbar mit einem DATEV-Auftrag. Er bündelt alle zugehörigen Aufgaben, Nachrichten und Dokumente eines Arbeitspakets an einem Ort und ist immer genau einem Mandanten und einer Leistung zugeordnet. Die Leistung steuert, welche Mitarbeiter zuständig sind und welche DATEV-Ordner synchronisiert werden.
Aufgaben sind To-dos mit Fristen und genau einem Bearbeiter. Beispiele: Belege hochladen, Belege buchen, Finanzbuchhaltung freigeben, fehlende Belege nachreichen.
Nachrichten sind zum Lesen, kein To-do, und können mehrere Empfänger haben. Beispiel: „Ihre Auswertung Januar 2026".
Ein Vorgang in der Praxis – Finanzbuchhaltung November 2026:
Abgeschlossene Aufgabe: Mandantenaufgabe „Fibu 11.26 – Belege hochladen"
Offene Aufgabe: Kanzleiaufgabe „Fibu 11.26 – Belege buchen"
Geplante Aufgaben: „Fibu 11.26 – Fehlende Belege anfordern", „Fibu 11.26 – Fehlende Belege nachreichen", „Fibu 11.26 – Finanzbuchhaltung übermitteln"
Welche Vorgangsstatus gibt es und was bedeuten sie?
Jeder Vorgang zeigt einen von vier Status:
Offen (blaues Play) – Der Vorgang enthält offene Aufgaben oder Nachrichten, die noch nicht von allen Empfängern gelesen wurden.
Wartend (Pause) – Der Vorgang enthält ausschließlich geplante Aufgaben.
Erledigt (grüner Haken) – Alle Aufgaben sind abgeschlossen oder abgebrochen, und alle Nachrichten wurden von allen Empfängern gelesen.
Archiviert (schwarzes Schloss) – Der Vorgang ist geschlossen. Das ist der finale Status.
Ziel ist es, jeden Vorgang am Ende zu archivieren. Prüfe daher regelmäßig deine erledigten Vorgänge und entscheide, ob sie ins Archiv gehören.
Wie finde ich aktive und archivierte Vorgänge?
Über die Vorgangsübersicht:
Tippe in der Navigationsleiste auf Vorgänge.
Filtere über die Spaltenüberschrift Status nach aktiven oder geschlossenen Vorgängen und suche den gewünschten Mandanten über die Spaltenüberschrift Mandant.
Alternativ über die Mandantendetails:
Klicke in der Navigationsleiste auf Mandanten, suche den Mandanten und öffne die Detailansicht.
Klicke dort auf Laufende Vorgänge.
Um auch archivierte Vorgänge zu sehen, filtere zusätzlich nach dem Status Archiviert.
Wie delegiere ich einen Vorgang?
Einzeln
Suche den Vorgang, öffne ihn und gehe in die Vorgangsdetails.
Klicke auf den Vorgangsverantwortlichen und wähle den neuen Verantwortlichen aus.
Optional kannst du entscheiden, ob auch alle offenen Aufgaben, die beim bisherigen Vorgangsverantwortlichen liegen, auf den neuen Verantwortlichen übertragen werden sollen.
Tippe auf Bestätigen.
Per Massenauswahl:
Gehe in die Vorgänge und markiere mehrere Vorgänge über die Checkboxen.
Klicke auf Verantwortlichkeit ändern und wähle eine neue Person aus.
Optional kannst du auch hier entscheiden, ob offene Aufgaben des bisherigen Verantwortlichen übertragen werden sollen.
Tippe auf Bestätigen.
Wie archiviere ich einen Vorgang?
Du hast drei Möglichkeiten:
1. Manuelle Archivierung nach Abschluss aller Aufgaben
Sobald alle Aufgaben erledigt sind, schlägt dir milia.io automatisch vor, den Vorgang zu archivieren. Klicke auf die Schaltfläche Vorgang archivieren.
2. Automatische Archivierung
Gehe im Vorgang ganz nach unten und aktiviere die Option automatische Archivierung.
Sobald die letzte Aufgabe abgeschlossen ist, wird der Vorgang in der darauffolgenden Nacht automatisch archiviert.
3. Archivierung trotz offener Aufgaben
Möchtest du einen Vorgang sofort schließen, obwohl noch Aufgaben offen sind, kannst du die Archivierung in der Vorgangsübersicht erzwingen. Dabei werden alle noch offenen Aufgaben automatisch vom System abgebrochen.
Wie wiedereröffne ich einen archivierten Vorgang?
Manuell:
Suche den archivierten Vorgang und öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) – entweder in der Vorgangsübersicht oder im Vorgang über den Vorgangsnamen – und wähle Vorgang wiedereröffnen.
Automatisch beim Anlegen einer neuen Aufgabe oder Nachricht:
Erstelle eine neue Aufgabe oder Nachricht und wähle denselben Leistungsbereich und Zeitraum aus. milia.io wählt den passenden Vorgang automatisch aus und zeigt dir an, dass er archiviert ist. Sobald du die Aufgabe oder Nachricht absendest, wird der Vorgang automatisch wiedereröffnet.
Kann ein Kontakt einen Vorgang nicht sehen – was tun?
Wenn ein Kontakt sich meldet und einen Vorgang nicht findet, prüfe der Reihe nach:
Vorgang korrekt angelegt? Stelle sicher, dass der Vorgang tatsächlich für diesen Mandanten angelegt wurde.
Berechtigungen des Kontakts: Jeder Vorgang ist einer Leistung zugeordnet. Hat der Kontakt keine Berechtigung, diese Leistung einzusehen, bleibt der Vorgang für ihn unsichtbar.
Korrekte Suche: Bitte den Kontakt, dir einen Screenshot zu schicken, auf dem zu sehen ist, dass der Vorgang trotz korrekter Suche in der Vorgangsübersicht nicht erscheint.
Hast du alle Punkte geprüft und der Kontakt sieht den Vorgang weiterhin nicht, wende dich an den Support. Teile dabei den Mandanten, den Kontakt und den betroffenen Vorgang mit.
Kann ich einen Vorgang aus milia.io in DATEV übernehmen oder drucken?
Grundsätzlich wird jede Kommunikation in milia.io gespeichert. Vorgänge, Aufgaben und Nachrichten lassen sich jederzeit über die Suchfunktion im Portal finden – eine zusätzliche Ablage im DATEV-DMS ist daher nicht erforderlich und wird von uns nicht empfohlen.
Falls du einen Vorgang dennoch speichern oder drucken möchtest:
Tippe im Vorgang oben auf den Vorgangsnamen und wähle Druckansicht öffnen.
Es öffnet sich eine Übersicht mit allen aufgeklappten Aufgaben und Kommentaren. Mit der Tastenkombination Strg + P rufst du den Druckdialog auf, wo du das Format wählen und den Vorgang als PDF sichern kannst. Auf diesem Weg lassen sich auch einzelne Aufgaben und Nachrichten in DATEV ablegen oder ausdrucken.
