Eine Abwesenheitsnotiz informiert Mandanten darüber, wann du nicht erreichbar bist – zum Beispiel wegen Urlaub, Fortbildung oder anderer Termine.
Wo sehe ich meine Abwesenheitsnotizen?
Klicke oben rechts auf dein Profilbild oder Kürzel.
Wähle Profil und klicke in der Leiste auf Abwesenheitsnotiz.
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz?
Klicke auf Abwesenheitsnotiz erstellen.
Trage ein Startdatum ein (Pflichtfeld). Ein Enddatum ist optional, aber empfehlenswert.
Schreibe optional eine Nachricht, die Mandanten zusätzlich angezeigt wird – zum Beispiel „Ich bin auf einem Seminar".
Klicke abschließend auf Abwesenheitsnotiz erstellen.
Wo und wann sehen Mandanten die Abwesenheitsnotiz?
Mandanten sehen die Abwesenheitsnotiz an zwei Stellen: In der „Ihre Kanzlei"-Kachel und beim Erstellen einer neuen Nachricht.
Die Notiz wird ab dem Startdatum für Mandanten angezeigt und bleibt bis zum Ablauf des Enddatums sichtbar. Wurde kein Enddatum eingetragen, bleibt sie bestehen, bis sie manuell gelöscht wird.
Wie lösche ich eine Abwesenheitsnotiz?
Sobald das Enddatum überschritten ist, wird die Notiz automatisch gelöscht. Soll sie vorher entfernt werden – zum Beispiel wegen eines Fehlers oder weil kein Enddatum gesetzt wurde – klicke rechts neben der Notiz auf das Papierkorb-Symbol.
Erhalten Mandanten einen automatischen Hinweis auf meine geplante Abwesenheit?
Nein, das System verschickt keine proaktiven Benachrichtigungen an Mandanten, wenn du eine Abwesenheit planst. Du hast zwei Möglichkeiten, sie dennoch zu informieren:
1. Aktiv informieren (empfohlen): Nutze die Massennachricht-Funktion, um Mandanten gezielt vorab über deinen Abwesenheitszeitraum zu informieren. Das ist der sicherste Weg, um Erwartungen zu managen.
2. Passiv informieren: Trage deine Abwesenheit frühzeitig im System ein und nutze den optionalen Erfassungstext. Dort kannst du Informationen hinterlegen, die Mandanten sehen, sobald sie in diesem Zeitraum mit dir interagieren wollen.
Werden Aufgaben bei einer Abwesenheit automatisch umverteilt?
Nein, Aufgaben werden bei einer Abwesenheit nicht automatisch an andere Personen übertragen. Bei kurzfristigen Ausfällen kann das Team direkt in die offenen Aufgaben schauen und spontan unterstützen. Bei längerer Abwesenheit empfiehlt sich eine direkte Abstimmung im Team, damit die Aufgaben sinnvoll verteilt werden und niemand überlastet wird.