Der Grundsatz
Spezialisierte KI-Assistenten sind vorgefertigte Experten-Prompts, die typische und wiederkehrende Kanzleiprozesse automatisieren. Statt Prompts jedes Mal manuell zu formulieren, übernehmen die Assistenten die komplette Analyse sowie Aufbereitung von Daten und liefern dir direkt ein sauberes, fertiges Ergebnis.
Gibt es vorgefertigte KI-Assistenten?
Ja. Dir stehen von Anfang an zahlreiche praxiserprobte KI-Assistenten direkt zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:
BWA-Analyse
Bescheidprüfung
Ergebnismitteilungen
UStVA-Freigaben
Lohnabrechnung
… und viele weitere Kanzleiprozesse.
Hinweis für Kanzleileitungen: Nicht benötigte Standard-Assistenten können in den Admin-Einstellungen jederzeit deaktiviert werden.
Wo finde ich die Assistenten als Administrator?
Als Administrator hast du die volle Kontrolle über das Assistenten-Portfolio deiner Kanzlei. Du kannst vorhandene Assistenten anpassen, neue erstellen oder nicht genutzte ausblenden.
So gelangst du zur Verwaltung:
Klicke unten links auf Administration.
Wähle den Bereich Automatisierung.
Öffne das Register Assistenten.
Wie formatiere ich den Text eines Assistenten?
Damit die Ergebnisse eines Assistenten sauber aufgebaut sind, kannst du den Text der Assistenten-Vorlage formatieren. milia.AI übernimmt diese Formatierung, wenn der Assistent bei der Aufgaben- oder Nachrichtenerstellung angewendet wird.
Öffne unter Administration → Automatisierung → Assistenten den gewünschten Assistenten.
Klicke unten im Textfeld auf das „Aa“-Symbol (②), um die Formatierungsleiste einzublenden (①).
Formatiere deinen Text: fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Aufzählungen, nummerierte Listen oder Checklisten.
Klicke oben rechts auf „Assistent speichern“.
Wer kann auf die Assistenten zugreifen?
Grundsätzlich können alle Mitarbeiter der Kanzlei auf die aktivierten Assistenten zugreifen und diese im Arbeitsalltag nutzen. Das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Assistenten ist jedoch ausschließlich Administratoren vorbehalten.
Wie nutze ich einen Assistenten im Arbeitsalltag?
Für die Nutzung benötigst du keine Admin-Rechte. So wendest du einen Assistenten an:
Öffne im jeweiligen Vorgang das Eingabefeld für eine neue Aufgabe oder Nachricht.
Klicke direkt im Text-Editor auf den Button milia.AI.
Wähle den passenden Assistenten aus der angezeigten Liste aus.
Wichtiger Hinweis zu Dokumenten:
Manche Assistenten benötigen eine Datengrundlage (z. B. bei einer BWA-Analyse oder Bescheidprüfung). Hänge in diesem Fall bitte zuerst das entsprechende Dokument an die Aufgabe oder Nachricht an, bevor du den Assistenten startest.
Erkennt der Assistent, ob der Text für den Mandanten bestimmt ist?
Ja. milia.AI prüft, ob eine Nachricht, Aufgabe oder Signatur für den Mandanten sichtbar ist oder intern bleibt, auch wenn du noch keinen Empfänger ausgewählt hast. Entsprechend formuliert sie mandantengerecht oder als interne Notiz.
Kann ich Assistenten auf bestimmte Leistungsbereiche beschränken?
Ja. In den Einstellungen jedes Assistenten lässt sich exakt festlegen, für welche Leistungsbereiche (z. B. Finanzbuchhaltung, Lohn oder Steuern) er sichtbar und nutzbar sein soll und für welche nicht.
