Vorgangsvorlagen findest du unter Administration → Automatisierung → Vorlagen. Dort siehst du alle vorhandenen Vorlagen auf einen Blick. Von hier aus kannst du neue Vorlagen anlegen, bestehende bearbeiten, duplizieren oder löschen. Alle Änderungen wirken sich ausschließlich auf zukünftige Vorgänge aus – laufende Vorgänge bleiben unberührt. Da ein Vorgang aus einer Automatisierung erst mit der ersten Aufgabe oder Nachricht entsteht, gelten deine Änderungen auch für bereits eingerichtete Automatisierungen, die noch nicht gestartet sind.
Was ist der Unterschied zwischen Vorlage und Automatisierung?
Vorlagen legen fest, welche Aufgaben und Nachrichten ein Vorgang enthält. Du verwaltest sie hier in der Administration.
Automatisierungen legen fest, ab wann und für welche Mandanten eine Vorlage regelmäßig startet. Du richtest sie beim Mandanten ein.
Alle Leistungsbereiche unterstützen Vorlagen, auch Beratung, Mandatsverhältnis oder Sonstiges.
Warum kann ich die milia-Standardvorlage nicht direkt verwenden?
Die Standardvorlagen in milia sind als gutes Muster gedacht und können nicht direkt bei einem Mandanten hinterlegt werden. Du musst sie zuerst in der Administration duplizieren. Die erstellte Kopie kannst du dann individuell anpassen und anschließend bei deinen Mandanten verwenden.
Wie erstelle ich eine neue Vorgangsvorlage?
Du hast zwei Wege:
Option 1 – Neue Vorlage von Grund auf:
Klicke auf „Neue Vorlage".
Bestimme den Leistungsbereich, den Namen der Vorlage und den Buchungszeitraum: Monat, Quartal, Jahr oder Ohne. Alle Buchungszeiträume stehen in allen Leistungsbereichen zur Verfügung.
Klicke auf „Neue Vorlage erstellen".
Option 2 – Vorlage duplizieren:
Wähle eine milia.io-Mustervorlage aus, die du als Ausgangspunkt nutzen möchtest, und klicke auf „Duplizieren".
Bestimme den Namen der Vorlage und klicke auf „Vorlage duplizieren".
Wie plane ich eine Vorlage quartalsweise?
Wähle beim Anlegen der Vorlage den Buchungszeitraum Quartal. Für jede Aufgabe und Nachricht legst du dann fest, wann sie im Verhältnis zum Quartal startet (②). Die Vorschau zeigt dir den Namen des nächsten Vorgangs, wann er startet und welchen Buchungszeitraum er betrifft (①).
Beispiele für Startregeln bei Q2 (April bis Juni):
Am 1. Tag im Monat vor Quartalsbeginn: Start am 1. März
Am 1. Tag im 1. Monat des Quartals: Start am 1. April
Am 15. Tag im 3. Monat des Quartals: Start am 15. Juni
Mandanten können quartalsweise Vorgänge einsehen und darin arbeiten. Selbst auslösen können sie weiterhin nur Vorgänge im Standard-Buchungszeitraum des Leistungsbereichs oder ohne Buchungszeitraum.
Wie bearbeite ich eine bestehende Vorgangsvorlage?
Klicke in der Vorlagenübersicht auf die gewünschte Zeile oder direkt auf „Bearbeiten".
Nimm die gewünschten Änderungen vor, zum Beispiel Aufgaben hinzufügen oder anpassen.
Klicke oben rechts auf „Vorlage speichern".
Ist die Vorlage bereits bei mindestens einem Mandanten als Standardvorlage für die automatische Wiederholung hinterlegt, erscheint anschließend ein Dialog mit zwei Optionen:
„Änderungen auf zukünftige Vorgänge anwenden" – aktualisiert die bestehende Vorlage. Alle Mandanten, bei denen sie hinterlegt ist, erhalten zukünftige Vorgänge nach dem neuen Stand.
„Vorgangsvorlage duplizieren" – behält die alte Vorlage unverändert und legt zusätzlich eine neue an. Beachte dabei: Die alte Vorlage bleibt weiterhin bei den Mandanten hinterlegt. Wenn du die neue Vorlage nutzen möchtest, musst du sie dort manuell hinterlegen.
Wie lösche ich eine Vorgangsvorlage?
Eine Vorlage kann erst gelöscht werden, wenn sie bei keinem Mandanten mehr als Standardvorlage hinterlegt ist. Ist sie noch hinterlegt, entfernst du die Verknüpfung zuerst:
Wechsle in die kanzleiweite Mandantenübersicht.
Blende die Spalte Vorlagen ein und filtere nach der zu löschenden Vorlage.
Markiere alle angezeigten Mandanten und klicke auf „Vorlage anwenden".
Wähle im Dialog „Standard für zukünftige Vorgänge" sowie den zutreffenden Leistungsbereich aus.
Klicke im Bereich Standardvorlage auf „Ändern" und wähle dann „Ohne Standardvorlage" → „Wählen".
Danach ist die Vorlage bei keinem Mandanten mehr hinterlegt und kann gelöscht werden:
Wähle in der Vorlagenübersicht die gewünschte Vorlage aus.
Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) und klicke auf „Vorlage löschen".
Wie schließe ich einen Vorgang automatisch, wenn alle Aufgaben erledigt sind?
Öffne die gewünschte Vorlage über „Bearbeiten".
Scrolle ganz nach unten.
Aktiviere die Option: „Der Vorgang schließt automatisch, wenn alle Aufgaben im Vorgang geschlossen wurden."
Der Vorgang wird nun automatisch beendet, sobald keine offenen Aufgaben oder ungelesene Nachrichten mehr vorhanden sind.
Welche Platzhalter gibt es in Vorlagen?
Derzeit stehen folgende Platzhalter in Vorlagen zur Verfügung:
[Buchungszeitraum], z. B. „Finanzbuchhaltung [Buchungszeitraum]“ wird zu „Finanzbuchhaltung Q4 2026“
[Leistungsbereich]