Mit Vorlagen und Automatisierungen legst du einmal fest, wie ein wiederkehrender Prozess aussieht und wann er startet. milia erstellt die Vorgänge dann selbstständig zum richtigen Zeitpunkt.
Vorlagen legen fest, welche Aufgaben und Nachrichten ein Vorgang enthält, und lassen sich einmalig und sofort starten (①).
Automatisierungen legen fest, ab wann und für welche Mandanten eine Vorlage regelmäßig startet (②).
Wie richte ich eine Automatisierung bei einem Mandanten ein?
Öffne die Mandantendetails und klicke auf „Automatisierung einrichten“.
Wähle die Vorlage aus, die regelmäßig laufen soll.
Lege unter Start (Buchungszeitraum) fest, ab wann die Automatisierung startet (①). Hinterlegst du eine Vorlage z. B. am 28.09., kannst du auswählen, dass sie nicht schon für das 4. Quartal losgeht, sondern erst für das 1. Quartal des nächsten Jahres.
Prüfe die Vorschau (②): Sie zeigt dir die nächsten Buchungszeiträume und wann Aufgaben und Vorgang jeweils starten.
Klicke auf „Automatisierung einrichten“.
Kann ich mehrere Automatisierungen in einem Leistungsbereich hinterlegen?
Ja. Du kannst bei einem Mandanten in jedem Leistungsbereich, auch in Beratung, Mandatsverhältnis oder Sonstiges, beliebig viele Automatisierungen hinterlegen, z. B. in der Finanzbuchhaltung eine quartalsweise und zusätzlich eine mit Vorgangsstart.
Wie starte ich eine Vorlage einmalig?
Brauchst du einen Vorgang nur einmal, z. B. für einen Zeitraum in der Vergangenheit oder eine Sonderprüfung, klicke in den Mandantendetails auf „Vorlage anwenden“. Die Vorlage startet sofort und wiederholt sich nicht.
Wann startet ein Vorgang aus einer Automatisierung?
milia legt den Vorgang erst an, wenn die erste Aufgabe oder Nachricht der Vorlage fällig ist. Bis dahin siehst du die Automatisierung im Vorgang unter „Geplant“ (①), inklusive Hinweis, wann sie startet (②).
Das hat zwei Vorteile:
Änderungen an der Vorlage in der Administration werden bis zum Start automatisch übernommen.
Entfernst du die Automatisierung vor dem Start, bleiben keine geplanten Aufgaben zurück.
Kann ich eine geplante Aufgabe sofort starten?
Ja. Ist ein Vorgang bereits gestartet und eine weitere Aufgabe erst für später geplant, kannst du sie vorziehen:
Öffne den Vorgang.
Klicke unten links auf Geplante Aufgaben anzeigen.
Dort siehst du, welche Aufgaben wann geplant sind.
Wenn du nicht warten möchtest, kannst du eine geplante Aufgabe sofort starten:
Klicke in der Aufgabe auf Nach Abschluss oder Startet in X Tagen.
Wähle Aufgabe jetzt starten.
Wie entferne ich eine Automatisierung bei einem Mandanten?
Gehe in den Mandantendetails zu Leistungen und tippe auf Ändern.
Wähle entweder eine neue Vorlage oder entferne die bestehende, indem du Ohne Vorlage auswählst.
Solange die Automatisierung noch nicht gestartet ist, kannst du sie jederzeit entfernen. Es wird dann kein Vorgang erstellt.
Wo bearbeite ich die Vorlage selbst?
Vorgangsvorlagen lassen sich übergreifend nur in der Administration unter Administration → Automatisierung → Vorlagen bearbeiten. In aktiven Vorgängen des Mandanten, die aus einer Vorlage stammen, kannst du jederzeit individuelle Aufgaben erstellen – diese sind jedoch nicht wiederkehrend.