Was ist ein Kontakt?
Ein Kontakt ist eine konkrete Person die einem oder mehreren Mandanten in milia zugeordnet ist. Während der Mandant das Unternehmen, die Organisation oder die steuerliche Einheit darstellt (z. B. Muster GmbH oder Eheleute Muster), ist der Kontakt der reale Mensch, mit dem du kommunizierst (z. B. der Geschäftsführer, die Buchhalterin oder die Privatperson selbst).
Warum unterscheiden wir zwischen Mandanten und Kontakten?
Die Trennung zwischen Mandant und Kontakt bringt dir im Kanzleialltag drei zentrale Vorteile:
Gezielte Portal-Einladungen: Du lädst nicht das „Unternehmen“ ins Portal ein, sondern konkrete Personen. Du entscheidest pro Kontakt, wer Zugriff auf das Mandantenportal erhält.
Individuelles Rechtesystem: Verschiedene Kontakte desselben Mandanten können unterschiedliche Rechte haben (z. B. erhält die interne Buchhalterin nur Zugriff auf den Leistungsbereich Finanzbuchhaltung, während der Geschäftsführer alle Leistungsbereiche sieht).
Multimandantenlogin: Ein und derselbe Kontakt (z. B. Max Mustermann) kann zu mehreren Mandanten gehören (z. B. zu seiner Mustermann GmbH, seiner Holding UG und seiner privaten Einkommensteuer). Wenn er für alle Mandate mit derselben E-Mail-Adresse eingeladen wird, kann er sich mit einem einzigen Login zwischen seinen Mandaten hin- und herbewegen.
Wie lade ich einen Kontakt ein?
Bevor du einen Kontakt einladen kannst, muss der Mandant in milia aktiviert sein. Wie das geht, erfährst du im Artikel Wie aktiviere ich Mandanten?.
Öffne die Mandantenübersicht und suche den gewünschten Mandanten.
Klicke auf die entsprechende Zeile, um die Mandantendetails zu öffnen.
Tippe auf Kontakte oder den Button Kontakte verwalten, um die Kontaktübersicht zu öffnen.
Tippe auf Einladen und folge dem Einladungsprozess.
Können beim Kontakt die Zugangsdaten ablaufen?
Ja. Wenn Sie einen Kontakt zu milia.io einladen, ist der Einladungslink aus Sicherheitsgründen einen Monat lang gültig. Innerhalb dieser Frist muss der Kontakt sein Passwort festlegen und damit das Konto aktivieren. Sollte dieser Zeitraum verstreichen, bevor das Passwort vergeben wurde, gibt es zwei Möglichkeiten:
Selbsthilfe über das Portal: Der Kontakt geht auf portal.milia.io und fordert über den Link „Passwort vergessen?“ einen neuen Aktivierungslink an.
Erneute Einladung: Sie senden dem Kontakt über die Mandantenverwaltung einfach eine neue Einladung.
Wie lade ich einen Kontakt erneut ein?
Wenn ein Kontakt meldet, dass sein Einladungslink abgelaufen ist, kannst du ihn mit wenigen Klicks erneut einladen:
Öffne die Mandantenübersicht und klicke auf den betreffenden Mandanten.
Öffne die Kontakteübersicht, indem du auf Kontakte oder den Button Kontakte verwalten tippst.
Tippe anschließend bei dem Kontakt rechts auf Erneut einladen um ihm eine neue E-Mail mit gültigem Link zu senden.
Der Button Erneut einladen wird nur angezeigt, solange sich der Kontakt noch nicht eingeloggt hat. Ob bereits ein Login erfolgt ist, erkennst du daran, dass unter dem Namen und der E-Mail-Adresse das Datum des letzten Logins angezeigt wird.
Gibt es ein Rechtekonzept für Kontakte?
Ja. Die Zugriffssteuerung läuft über Leistungsbereiche.
Der erste eingeladene Kontakt erhält automatisch den Status Hauptansprechpartner und bekommt alle Leistungsbereiche fest freigeschaltet.
Alle weiteren Kontakte erhalten nach der Einladung zunächst keine Leistungsbereiche. Achtung: Weise ihnen direkt nach der Einladung mindestens einen Leistungsbereich manuell zu – andernfalls kann der Kontakt sich zwar einloggen, sieht aber keine Inhalte im Portal.
Wie ändere ich den Hauptansprechpartner bei einem Mandanten?
Öffne die Mandantendetails und wechsle in die Kontaktübersicht.
Suche die Person, die neuer Hauptansprechpartner werden soll.
Klicke auf das Dropdown Kontakt und wähle Hauptansprechpartner aus.
Es kann nur einen Hauptansprechpartner geben. Der bisherige Hauptansprechpartner wird automatisch auf den Status Kontakt zurückgesetzt – seine Leistungsbereiche bleiben jedoch erhalten und sind weiterhin aktiv, lassen sich aber nun einzeln minimieren. Der neue Hauptansprechpartner erhält sofort Zugriff auf alle Leistungsbereiche.
Wie ändere ich den Namen eines Kontakts?
Tippe in der Kontaktekachel auf das Stift-Symbol um den Namen zu ändern.
Wie ändere ich die E-Mail-Adresse eines Kontakts?
Eine bestehende E-Mail-Adresse lässt sich an einem Kontakt nicht direkt überschreiben. Stattdessen legst du einen neuen Kontakt mit der richtigen E-Mail-Adresse an und entfernst den alten. Die Schritte dafür sind:
1. Neuen Kontakt einladen
Öffne die Mandantendetails des betreffenden Mandanten und wähle Kontakte verwalten → Einladen. Trage dort die neue E-Mail-Adresse ein und schließe die Einladung ab. Der neue Kontakt erhält daraufhin eine Einladungs-E-Mail.
2. Hauptansprechpartner-Rolle prüfen und übertragen
War der alte Kontakt Hauptansprechpartner, setze den neuen Kontakt jetzt in diese Rolle. Das geht ebenfalls unter Kontakte verwalten über das Drei-Punkte-Menü (⋮) des neuen Kontakts.
3. Alten Kontakt entfernen
Sobald der neue Kontakt eingerichtet ist, entfernst du den alten Kontakt über sein Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Kontaktübersicht des Mandanten.
Hat dieselbe Person Zugang zu mehreren Mandanten, beachte: milia empfiehlt, für eine Person konsequent dieselbe E-Mail-Adresse zu verwenden, damit sie sich mit einem einzigen Login bei allen Mandanten anmeldet. Tauschst du die Adresse über diesen Prozess aus, solltest du die neue Adresse daher bei allen betroffenen Mandanten einheitlich verwenden.
Wie deaktiviere ich einen Kontakt oder den Hauptansprechpartner?
Kontakt deaktivieren:
Öffne die Mandantendetails des jeweiligen Mandanten und wechsle in die Kontakteübersicht. Wähle dort den Kontakt aus, den du deaktivieren möchtest, und klicke auf das Papierkorb-Symbol.
Hauptansprechpartner deaktivieren
Wenn der Kontakt, den du entfernen möchtest, aktuell als Hauptansprechpartner eingetragen ist, musst du diesen Status zuerst übertragen. Klicke dazu auf den gewünschten Nachfolger und ändere dessen Status auf Hauptansprechpartner. Der bisherige Hauptansprechpartner wird dabei automatisch zu einem normalen Kontakt herabgestuft – du kannst ihn anschließend wie gewohnt über das Papierkorb-Symbol deaktivieren.
Kontakt bei mehreren Mandanten
Hat ein Kontakt dieselbe E-Mail-Adresse bei mehreren Mandanten, verliert er durch die Deaktivierung bei einem Mandanten nur den Zugriff auf dieses eine Mandat. Sein Login bleibt aktiv, solange er noch bei mindestens einem weiteren Mandanten eingetragen ist. Erst wenn der Zugriff auf alle Mandate entzogen ist, wird der gesamte Account deaktiviert.
Kann ein Kontakt zu mehreren Mandanten eingeladen werden?
Ja. Hat eine Person bei euch mehrere Mandate, lade sie für alle Mandate mit derselben E-Mail-Adresse ein. Wir empfehlen dafür die private E-Mail-Adresse, da sie sich seltener ändert und ausschließlich der Person gehört.
Mit einem einzigen Login hat der Kontakt dann Zugriff auf alle zugeordneten Mandate – das nennen wir Multimandantenlogin.
