Mit diesem Update bekommen die Vorgangsvorlagen ihr bisher größtes Update. Du richtest Mandanten einmal ein, danach erstellt milia Vorgänge automatisch zum richtigen Zeitpunkt – monatlich, quartalsweise oder jährlich und in jedem Leistungsbereich. 🎉
Auch Automatisierungen werden flexibler: mehrere Automatisierungen pro Leistungsbereich, individuelle Startzeitpunkte und Vorgänge erst bei Fälligkeit der ersten Aufgabe.
Freigabeaufgaben lassen sich jetzt direkt freigeben oder vorab bearbeiten.
⚙️ Was ist neu bei Vorlagen und Automatisierungen?
Neuer Name: Automatisierungen
Was bisher der Auslöser einer Vorgangsvorlage war, heißt jetzt Automatisierung. Damit wird die Aufgabenteilung klarer:
Die Vorlage legt fest, was passiert, also welche Aufgaben und Nachrichten ein Vorgang enthält.
Die Automatisierung legt fest, wann und für wen die Vorlage startet.
Vorlagen verwaltest du in der Administration. Automatisierungen richtest du direkt beim Mandanten ein.
👉 Mehr dazu: Wie funktionieren Vorlagen und Automatisierungen?
Mehrere Automatisierungen pro Leistungsbereich
Bisher konntest du pro Leistungsbereich nur eine Vorlage hinterlegen. Jetzt kannst du beliebig viele Automatisierungen pro Leistungsbereich einrichten.
Zum Beispiel kannst du in der Finanzbuchhaltung eine Automatisierung für die Belegbereitstellung, eine für das Quartal und eine für den Jahresabschluss hinterlegen. Alle Automatisierungen können unabhängig voneinander laufen.
Wiederkehrende Vorlagen in allen Leistungsbereichen
Wiederkehrende Vorlagen und Automatisierungen funktionieren jetzt in jedem Leistungsbereich. Das gilt auch für:
Beratung
Mandatsverhältnis
Sonstiges
Alle Buchungszeiträume überall
Die Buchungszeiträume Monat, Quartal, Jahr und Ohne stehen jetzt in allen Leistungsbereichen zur Verfügung.
Damit kannst du beispielsweise eine jährliche Automatisierung in der Finanzbuchhaltung oder einen monatlichen Prozess im Jahresabschluss abbilden.
Bei quartalsweisen Vorlagen kannst du für jede Aufgabe und Nachricht festlegen, wann sie im Verhältnis zum Quartal starten soll, zum Beispiel „Am 1. Tag im Monat vor Quartalsbeginn". Eine Vorschau zeigt dir, wann der nächste Vorgang startet und welchen Zeitraum er betrifft.
🛡️ Start erst mit der ersten Aufgabe
Ein Vorgang aus einer Automatisierung wird jetzt erst angelegt, wenn die erste Aufgabe oder Nachricht tatsächlich fällig ist.
Bis dahin findest du die Automatisierung im Vorgang unter „Geplant". Dort siehst du auch, wann sie startet.
Das bedeutet für dich:
Änderungen an der Vorlage in der Administration werden bis zum Start automatisch übernommen.
Entfernst du die Automatisierung vor ihrem Start, bleiben keine geplanten Aufgaben zurück.
👉 Mehr dazu: Wie funktionieren Vorlagen und Automatisierungen?
🎯 Du bestimmst, ab wann eine Automatisierung startet
Beim Einrichten einer Automatisierung legst du unter Start (Buchungszeitraum) fest, ab wann sie beginnen soll.
Richtest du eine Automatisierung beispielsweise am 28.09. ein, kannst du festlegen, dass sie nicht bereits für das 4. Quartal startet, sondern erst für das 1. Quartal des nächsten Jahres. So kannst du neue Automatisierungen gezielt ab dem gewünschten Zeitraum einsetzen.
👉 Schritt für Schritt: Wie richte ich eine Automatisierung bei einem Mandanten ein?
✨ Viele Komfortfunktionen obendrauf
Rund um die Vorgangsvorlagen gibt es weitere Verbesserungen, die das Einrichten und Verwalten übersichtlicher machen.
Neu: Geplante Aufgaben vorziehen
Geplante Aufgaben in einem laufenden Vorgang kannst du über „Geplante Aufgaben anzeigen" einsehen. Mit „Aufgabe jetzt starten" kannst du eine geplante Aufgabe vor ihrem eigentlichen Startzeitpunkt ausführen also vorziehen.
Vorlagen einmalig anwenden
Brauchst du einen Vorgang nur einmal, kannst du ihn über „Vorlage anwenden" sofort starten. Dabei wird keine wiederkehrende Automatisierung eingerichtet.
👉 Mehr dazu: Wie funktionieren Vorlagen und Automatisierungen?
✅ Freigabeaufgaben
💡 Schon entdeckt? Freigabeaufgaben sehen jetzt anders aus: Ein Klick auf „Sofort Freigeben" gibt eine Aufgabe oder Nachricht direkt frei, ohne Zwischenschritt. Ist sie für den Mandanten bestimmt, sieht er sie sofort in seiner App. Willst du vorher noch etwas prüfen oder anpassen, klicke stattdessen auf das Stift-Symbol daneben.
Mit Freigaben stellst du sicher, dass Aufgaben und Nachrichten an Mandanten vor dem Versand geprüft werden können. Solange ein Element nicht freigegeben ist, sieht der Mandant nichts davon und erhält auch keine Benachrichtigung.
Prüfen, Bearbeiten und Freigeben sind dabei jetzt klar voneinander getrennt.
👉 Grundlagen zu Freigaben: Hier findest du alle Informationen dazu!
Woran erkenne ich ein Element, das auf Freigabe wartet?
Im Vorgangsverlauf erscheint jedes freigabepflichtige Element als Paar.
Oben siehst du die Freigabeaufgabe, beispielsweise:
„Vorbereitete Aufgabe – Freigabe erforderlich"
„Nachricht freigeben"
Dort findest du außerdem das Stift-Symbol und den Button „Sofort Freigeben".
Darunter befindet sich das vorbereitete Element selbst, beispielsweise eine Mandantenaufgabe mit:
Mandant
Empfänger
Fälligkeit
Status „Wartet auf Freigabe"
Freigaben, die dir zugewiesen sind, findest du zusätzlich unter „Meine Aufgaben".
Wie sehe ich, wer freigeben soll?
Klicke auf die Freigabeaufgabe, um sie aufzuklappen. Dort siehst du:
die zuständige Person für die Freigabe
das Label „Freigabe"
die Fälligkeit, beispielsweise „In 7 Tag(en) fällig"
die Reiter Beschreibung, Historie und Verknüpfte Elemente
In der Historie kannst du nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Unter Verknüpfte Elemente findest du das zugehörige vorbereitete Element.
Wie gebe ich eine Aufgabe oder Nachricht frei?
Öffne den Vorgang.
Prüfe das vorbereitete Element direkt im Verlauf.
Klicke bei der Freigabeaufgabe auf „Sofort Freigeben".
Anschließend passiert Folgendes:
Du erhältst die Bestätigung „Aufgabe wurde freigegeben".
Eine Aufgabe startet sofort. Ist sie für den Mandanten bestimmt, sieht er sie direkt in seiner App.
Eine Nachricht wird sofort an die vorgesehenen Empfänger verschickt.
Das freigegebene Element wird mit dem aktuellen Zeitstempel ans Ende des Vorgangsverlaufs verschoben, damit die Reihenfolge korrekt bleibt.
Die Freigabeaufgabe wird automatisch als erledigt markiert. Du musst sie also nicht noch einmal separat schließen.
Wie bearbeite ich ein Element vor der Freigabe?
Wenn du eine Aufgabe oder Nachricht vor der Freigabe noch prüfen oder ändern möchtest, klicke auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit dem Hinweis „Aufgabe startet nach Freigabe".
Dort kannst du unter anderem anpassen:
Sichtbarkeit, zum Beispiel „Für Mandant"
Empfänger auf Mandantenseite
Fälligkeitsdatum
Betreff
Beschreibung inklusive Formatierung, Checklisten und Links
Anhänge über das Büroklammer-Symbol
Anschließend stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
Freigeben: Die Änderungen werden übernommen und das Element wird direkt freigegeben.
Für später speichern: Die Änderungen werden gespeichert. Das Element wartet anschließend weiterhin auf die Freigabe.
Abbrechen: Die vorgenommenen Änderungen werden verworfen.
Wie kläre ich Rückfragen vor der Freigabe?
Wenn du vor der Freigabe noch etwas mit Kolleginnen oder Kollegen klären möchtest, klicke direkt an der Freigabeaufgabe auf „Antworten". Rechts öffnet sich der Antwortbereich.
Die dort geschriebenen Nachrichten sind intern und für den Mandanten nicht sichtbar. Du erkennst das am durchgestrichenen Auge-Symbol und am gelben Eingabefeld. So bleibt die Abstimmung direkt am entsprechenden Element dokumentiert.
Welche Status gibt es bei Freigaben?
Anzeige | Bedeutung | Für Mandant sichtbar? |
Wartet auf Freigabe | Das Element ist vorbereitet, aber noch nicht freigegeben. | Nein |
Label „Freigabe" | Interne Prüfaufgabe für die zuständige Person. | Nein |
Aufgabe gestartet | Die Aufgabe wurde freigegeben und läuft. | Ja |
Nachricht mit Zeitstempel | Die Nachricht wurde freigegeben und verschickt. | Ja |
✓ an der Freigabeaufgabe | Die Freigabe ist abgeschlossen. | Nein |
💡 Gut zu wissen
Mehrere Freigaben pro Vorgang
Mehrere Freigaben innerhalb eines Vorgangs werden unabhängig voneinander geprüft und freigegeben.
Automatisches Schließen
Wenn die Option zum automatischen Schließen beziehungsweise Archivieren aktiviert ist, wird der Vorgang erst beendet, wenn auch alle Freigaben erledigt sind und keine offenen Aufgaben oder ungelesenen Nachrichten mehr vorhanden sind. Wie du die Option in einer Vorlage aktivierst, erfährst du unter Wie verwalte ich Vorgangsvorlagen in der Administration?
Fälligkeit prüfen
Eine Aufgabe startet für den Mandanten erst mit der Freigabe. Ist eine Freigabe länger offen, rückt das Fälligkeitsdatum des vorbereiteten Elements näher oder ist im Extremfall schon überschritten. Prüfe bei länger offenen Freigaben deshalb vor der Freigabe das Fälligkeitsdatum über das Stift-Symbol.